Dicas do Microsoft Excel é ao Domingo…no Pplware – 34

Por João Pinto (Especialista em Microsoft Office) para o PPLWARE.COM Definir a área de impressão dinamicamente

Ora vivam caros leitores. Mais um Domingo e mais uma artigo da rubrica “Dicas do Microsoft Excel é ao Domingo….no Pplware”. Lembramos que esta é uma rubrica “aberta” a todos os leitores que pretendam contribuir. Para tal devem enviar-nos um e-mail com a dica que pretendem ver publicada. Caso tenham também alguma dúvida ou problema a resolver no Excel, deixem essa informação nos comentários para que a comunidade Pplware ajude a resolver.

Hoje vamos aprender a definir a área de impressão dinamicamente. Esta é uma situação que nos acontece todos os dias, ao usarmos folhas de Excel. Vamos acrescentando dados nas folhas e, quando chega a altura de as imprimir, temos que alterar a Área de Impressão, para acomodar os novos dados que inserimos. Podemos tornar este processo automático. Vamos ver um exemplo. Temos uma tabela de vendas, como esta:

Conforme vamos tendo os valores mensais, vamos acrescentando linhas. Queremos que a Área de Impressão acompanhe o crescimento da nossa tabela. Vamos começar por definir a nossa Área de Impressão para os dados que temos atualmente. Para isso vamos selecionar as células A1:E6 e, na barra de menus, vamos ao separador Esquema de Página, clicamos no botão Área de Impressão e selecionamos a opção “Definir área de impressão”:

Se verificarmos a nossa folha, podemos ver as linhas a delimitar a nossa área de impressão que foi definida:

Para melhor visualizarmos o resultado deste exercício, podemos passar para o modo de visualização de Quebras de Páginas. Para isso vamos à nossa barra de menus, ao separador Ver, e vamos clicar no botão “Pré-visualização de Quebras de Páginas”:

A nossa folha de Excel terá agora este aspeto:

Ao definirmos a nossa Área de Impressão, é criado um nome para a mesma, que pode ser visto no nosso Gestor de Nomes, indo ao separador Fórmulas e clicando no botão Gestor de Nomes:~

Ao clicarmos no botão, abre-se uma janela de diálogo “Gestor de Nomes”, onde podemos ver o nome da nossa Área de Impressão já definido:

Na parte inferior, no campo “Refere-se a”, podem ver que a nossa área de impressão está definida para o conjunto de células que definimos anteriormente, isto é A1:E6. Vamos agora alterar para que a área seja definida automaticamente, conforme inserirmos mais dados. Vamos copiar esta fórmula para este campo:

Vamos clicar no botão Fechar e, quando questionados se “Pretende guardar as alterações efectuadas à referência de nome?”, vamos responder que Sim. Como podem verificar, a fórmula que copiámos é a versão inglesa. A correspondente à versão portuguesa seria assim:

Se experimentarem esta, vão ver que não funciona corretamente! Ainda não consegui perceber o motivo visto que, normalmente só trabalho com o Office na sua versão em inglês, nunca tinha tido problemas com esta técnica. Apenas os tive quando fiz esta versão em português!

Bom, agora que já temos a nossa área de impressão dinamicamente definida, vamos experimentar inserir mais dados a ver se resulta. Ao inserirmos dados para mais dois meses, podemos ver a Área de Impressão a ser definida para albergar estes novos dados. Se apagarmos dados de uma linha completa, ou coluna, a área de impressão irá ajustar-se igualmente:

Se alguém conseguir perceber o motivo da fórmula em português não funcionar, por favor, partilhe…

Por hoje é tudo! Esperamos que as dicas sejam úteis e que vos ajudem a dominar o Microsoft Excel. Como referi anteriormente, esta dica está aberta a todos os que pretendam contribuir. Enviem-nos as vossas dicas para ppinto @ pplware .com para publicarmos em próximos artigos.