O que é o onboarding de novos colaboradores e quais os seus benefícios?

A integração de colaboradores é o processo de inserção de um novo colaborador numa organização, familiarizando-o com a cultura, as políticas, os procedimentos e a sua função específica. Já considerou se o está a fazer da melhor forma?

Esta fase crucial estabelece as bases para uma integração bem-sucedida, garantindo que os novos colaboradores se sintam bem-vindos, preparados e equipados para contribuir eficazmente desde cedo.

A integração de colaboradores vai para além de uma simples apresentação. Abrange tudo, desde a documentação inicial e orientação até à formação e integração social. Ao integrar eficazmente os seus novos contratados, ajuda-os a compreender as suas responsabilidades, a conectar-se com os colegas e a alinhar-se com os objetivos e valores da sua empresa. Este processo é essencial para aumentar o envolvimento, a satisfação e a retenção dos colaboradores a longo prazo.

Benefícios de um processo de integração de colaboradores bem estruturado

1. Adaptar o colaborador no menor tempo possível

Quando um colaborador é contratado, precisa de aprender não só onde estacionar e quais são os melhores locais para almoçar, mas também o que se espera dele. Deve saber onde encontrar apoio entre os seus colegas e equipa de gestão, e exatamente o que pode esperar da empresa. Definir expectativas claras permite que o colaborador compreenda o seu papel desde o primeiro dia.

2. Reduzir o tempo necessário para o novo colaborador se tornar produtivo

Quanto melhor for o processo de integração, mais rapidamente o novo colaborador se adaptará e começará a ser produtivo. Se o programa for ineficiente ou confuso, o colaborador desperdiçará as primeiras semanas a procurar informações que já deveria ter. Prepare-os para o sucesso com materiais de integração claros, que respondam a todas as questões sobre a sua função ou a empresa.

3. Envolver ativamente o colaborador

Colaboradores envolvidos aumentam a produtividade, a rentabilidade e a qualidade do trabalho entregue, entre outros benefícios. O envolvimento significa que a equipa de gestão demonstra que valoriza o colaborador, reconhece os seus talentos e está empenhada no seu crescimento profissional.

53% dos profissionais de Recursos Humanos afirmam que um bom processo de integração cria colaboradores mais envolvidos, o que se reflete na sua progressão na empresa. A integração é a primeira impressão que um colaborador tem sobre a estrutura, políticas e suporte da organização, sendo essencial garantir que seja uma experiência positiva.

4. Melhoria da retenção de colaboradores

Aproximadamente um terço da rotatividade de colaboradores ocorre nos primeiros 90 dias. Isto deve-se a processos de integração deficientes e a empresas que deixam os colaboradores à sua sorte.

Os custos de substituição de um colaborador podem atingir 150% do seu salário anual. Isto inclui custos ocultos, como a diminuição da produtividade, a perda de conhecimentos especializados e a redução da moral entre os restantes colaboradores. Investir num bom processo de integração pode poupar milhares de euros à empresa.

5. Promoção de uma cultura empresarial sólida

Ao definir as bases desde o primeiro dia, cria-se uma cultura forte dentro da empresa, onde os colaboradores se sentem valorizados, ensinados e apoiados. Os novos colaboradores sentem-se bem-vindos, e os colaboradores existentes percebem que a força de trabalho é valorizada.

Quanto tempo demora a integração de um novo colaborador?

A integração pode variar consoante a função e a empresa. Em média, demora cerca de 90 dias para integrar um novo colaborador de forma eficaz.

No entanto, um processo de integração mais abrangente pode prolongar-se até um ano, garantindo uma adaptação e produtividade completas.

Melhores ferramentas para um processo de integração eficaz

Uma integração eficaz requer ferramentas adequadas para garantir uma transição suave para os novos colaboradores. Estas ferramentas podem otimizar o processo, melhorar a comunicação e fornecer formação adequada. Algumas das melhores opções incluem:

• Factorial: Com a Factorial, o onboarding é simples e eficaz. Se precisar de um onboarding digital, este software é ideal para a sua empresa.
• Listas de verificação: Garantem que todas as etapas necessárias são cumpridas.
• Software de videoconferência: Facilita as orientações e reuniões virtuais.
• Sistemas de gestão de documentos: Proporcionam acesso fácil à documentação necessária.
• Ferramentas de gestão de tarefas: Permitem atribuir e monitorizar tarefas de integração.
• Inquéritos e feedback: Recolhem opiniões dos novos colaboradores para melhorar o processo.

Agora que compreende os benefícios de um onboarding eficaz, está na hora de agir. Sistemas como a Factorial ajudam a otimizar este processo, tornando a experiência mais positiva tanto para os Recursos Humanos como para os novos colaboradores. Todos saem a ganhar.