Ainda usa fax na sua empresa? Cuidado que pode ser um buraco na segurança

Em Portugal, ainda é muito comum as empresas mais antigas terem o número de fax e ter esse dispositivo à moda antiga, papel térmico para receber e os documentos a serem digitalizados quando são enviados. Apesar destas máquinas terem sido dispositivos extremamente úteis e recorrentes nos escritórios nos anos 80 e 90, a verdade é que atualmente são, de facto, um problema de segurança.

Com mais de 300 milhões de números de fax em uso, de acordo com uma simples pesquisa no Google, parece que ainda estamos longe de ver o fax como uma coisa do passado. Assim, além de antiquada, esta comunicação é um grande risco à segurança da rede dentro das empresas.

Uma das grandes vantagens dos dispositivos de fax era a sua rapidez. Embora nunca tivessem conseguido um envio instantâneo, cada página demorava cerca de três minutos a transmitir e a chegar ao destinatário, foi seguramente uma enorme vantagem face à outra opção, o correio postal.

Portanto, para quem usou este equipamento, concordará quando muitos dizem que a tecnologia tirou a humanidade da idade das trevas da entrega de correspondência, quando apenas o serviço postal e os pombos-correio eram usados ​​para entregar uma mensagem física de um remetente a um destinatário.

Tal como o fax apareceu... não, ainda não desapareceu!

Apesar de estarmos no tempo mais moderno que alguma vez a humanidade presenciou, no que toca, claro, ao envio de documentos do ponto A até ao ponto B, temos de recuar ao aparecimento deste meio de comunicação que aconteceu em 1971. No entanto, só em 1988 que começou a ser implantado e massificado na arena profissional.

Para percebermos a importância deste canal de transporte de documentos e informação, refira-se que tivemos de esperar quase uma década até à chegada do popular Hotmail, que nasceu em 1996. Anos mais tarde, em 2004, assistimos ao lançamento do Gmail. O correio eletrónico chegou como a capacidade de enviar documentos de forma segura e instantânea.

Mas o email substituiu o fax? Ainda não conseguiu e ainda não vai ser em 2023. Apesar de termos já décadas de correio eletrónico ao meio empresarial, os equipamentos de fax são ainda elementares em muitos cenários.

Uma das razões pelas quais o fax ainda está vivo é porque o sistema foi atualizado. Para "enviar um fax" já não é necessário ter estes dispositivos antiquados do passado. Agora é possível utilizar aplicações e impressoras modernas para enviar documentos digitais.

Mas se existem tantas opções modernas, por que razão ainda se usa o fax? Por várias razões, da antiguidade dos processos e resistência à evolução, até à não aceitação de assinaturas eletrónicas. Certas agências e organizações governamentais (até hospitais) nos EUA e até na Europa, optaram por continuar a utilizar aparelhos de fax.

Cuidado, o fax não é tão seguro como parece

Apesar de a legislação um pouco por todo o mundo estar a mudar e a dar suporte a outros meios de transmitir informação e documentos, ainda há muitas grandes instituições a usar o fax. Conforme referem os investigadores de segurança, muitos utilizadores do serviço de fax tradicional estão convencidos de que é um meio de comunicação seguro, mas estão enganados.

O fax não é mais seguro do que o correio eletrónico e a noção de que "é mais difícil intercetar um fax do que o correio eletrónico" tem sido incorretamente promovida. Esta tecnologia tem uma série de vulnerabilidades que poderão ser exploradas por cibercriminosos para obter acesso a informação sensível.

As chaves para este ponto, de acordo com os investigadores, são bastante claras. Um deles é que os protocolos utilizados por este sistema não mudaram em mais de duas décadas. A outra é que os dados são transmitidos sem proteções criptográficas. Isto significa que a mensagem pode ser visível se for intercetada.

Os investigadores explicam os perigos do fax com um exemplo bastante alarmante. Dizem que, se um cibercriminoso quiser infiltrar-se na rede de um banco, pode pegar no número de fax do banco e enviar um fax malicioso. Se a impressora, para além da linha telefónica, estiver ligada à rede interna do banco, o atacante poderá aceder à mesma.

O atacante poderia também incorporar uma exploração adicional no fax malicioso. Desta forma, uma vez terminada a primeira parte do ataque, o atacante poderia assumir o controlo da impressora multifunções para executar outros tipos de ataques contra a rede interna do banco.

Como podemos ver, por várias razões, temos tendência a utilizar sistemas que se tornaram obsoletos. O fax e os seus problemas de segurança são apenas um exemplo. Algo semelhante acontece com o antigo Internet Explorer, que ainda é essencial em muitos casos, e versões não suportadas do Windows, tais como Windows 7 e Windows 8.