Tutorial: Como evitar o momento “Oops” no Outlook

Já todos tivemos aquele momento em que nos arrependemos de clicar no botão de envio de um e-mail. Pode ser porque nos esquecemos do anexo, porque ainda não estava pronto, porque reparámos – no milésimo de segundo anterior a clicar – que tinha um erro ortográfico grave... As razões podem ser múltiplas e variadas e de resultados mais ou menos embaraçosos.

Muitos de vós conhecem já, e provavelmente utilizam, a funcionalidade de criação de regras do Microsoft Outlook. De resto, já em tempos, aqui no Pplware, fizemos uma referência a esta ferramenta. No entanto, ela é mais frequentemente usada para filtrar o e-mail que recebemos – ou apagando automaticamente certas mensagens, ou distribuindo-as por pastas. O que vamos aqui ensinar é como criar uma regra de forma a adiar o envio das mensagens através do Outlook. Desta forma, ao clicarmos em Enviar, a mensagem fica na caixa A Enviar durante o período de tempo que determinarmos, durante o qual poderá ser apagada caso necessário, evitando eventuais embaraços.

Os ecrãs são da versão Outlook 2016 mas a mesma funcionalidade está presente neste software desde há muito.

Passo 1 - Criar uma regra. Ao clicarmos no botão Regras> Criar Regra, a predefinição é uma regra para filtrar a mensagem sobre a qual está o cursor na caixa de entrada.

Mas não é isso que pretendemos, pelo que deveremos escolher antes Gerir Regras e Alertas e, depois, Nova Regra…

Passo 2 - Na primeira janela do assistente de criação de regras devemos escolher a opção Aplicar regra nas mensagens enviadas e, depois, clicar em Seguinte

Passo 3 - No ecrã seguinte não selecione mais nada (terá a oportunidade de criar exceções mais adiante). O assistente vai avisar que isto se aplicará a todas a mensagens a enviar. Confirme a sua opção.

Passo 4 - É neste passo que irá ter a oportunidade de adiar o envio da mensagem. É a última opção. Depois de a selecionar, terá de clicar no link azul vários para determinar quantos minutos pretende adiar o envio.

Passo 5 - Ao clicar em Seguinte> terá a oportunidade de definir exceções. Lembre-se que não basta selecionar a opção desejada – é preciso depois configurá-las clicando na palavra hiperlinkada a azul. Neste ecrã, note como já aparece, na janela inferior, a opção que selecionámos anteriormente, de adiar o envio.

Já está! Agora é só dar um nome qualquer à regra e ativá-la. Se o seu Outlook tiver configurada mais de uma conta pode optar por usar esta regra apenas numa delas, em todas ou apenas nas que quiser. Lembre-se também que isto só funciona quando o Outlook está a funcionar – deixe o programa aberto até que a mensagem seja efetivamente enviada, caso contrário ficará na pasta A Enviar até voltar a correr o programa.

Se gosta de fazer tudo sempre a mil à hora, é melhor ativar esta regra para quando enviar um e-mail não faltar nada. A configuração é simples, pois não fosse este o melhor cliente de e-mail do mundo.