Eficiência vs. Desperdício

Artigo de opinião escrito por Sónia Cristovão, consultora da área de IT Development da Mind Source.

Tal como em Lean Thinking, a razão do sucesso das metodologias ágeis prende-se não apenas numa maior garantia da satisfação do cliente pela produção sempre focada nas suas necessidades, mas também, e não menos importante, pela satisfação das equipas que adotam, sem desvirtuamento, práticas que promovem o conhecimento, a realização profissional e defendem a qualidade de vida dos profissionais, através da mitigação do desperdício.

Independentemente da metodologia adotada na produção de Software, é fundamental e urgente, a bem da maturidade profissional, reconhecer o impacto do esforço que está a ser desperdiçado pelas nossas equipas e adotarmos as ferramentas necessárias para a deteção e eliminação das origens dessas “fugas”.

Lean Thinking (LT) é uma filosofia de gestão, que remonta à década de 90, inspirada no Sistema de Produção da empresa Toyota, que projetou a marca para o ranking dos maiores construtores mundiais. O fundamento do pensamento Lean consiste no aumento continuado dos níveis de performance através do foco constante na redução do desperdício, em qualquer atividade económica, "fazendo mais com menos". A Filosofia apoia-se nos seguintes princípios:

1. Manter o foco no que realmente adiciona valor na perspetiva do cliente final;

2. Identificar os passos envolvidos na criação do valor;

3. Promover/desenvolver os passos da cadeia de valor;

4. Produzir just-in-time, isto é, exclusivamente o que é solicitado pelo cliente no tempo esperado;

5. Rumar à perfeição através da remoção do desperdício de todo o tipo de recursos, sejam materiais, humanos ou financeiros.

Sob a luz dos princípios descritos, foquemo-nos agora em como melhorar a performance das nossas equipas num contexto profissional de TI e/ou em atividades de desenvolvimento de software, apenas através da redução do "desperdício". Antes de mais, vejamos onde podemos observá-lo nos nossos projetos: O produto de um trabalho de semanas é arquivado sem "utilização" pelo seu destinatário? Ou um produto fundamental e/ou urgente permanece depois "em espera", durante semanas, até atingir o seu utilizador final? Não conseguimos concluir tarefas dependentes de outras bloqueando os processos (filas de espera)? Quantas vezes alternamos entre tarefas e perdemos tempo na recuperação de contexto (teoria da transição)? Despendemos horas a desbloquear um problema simples e descobrimos a solução na primeira hora do dia seguinte?

Agora façamos umas contas simples: Quantas horas de trabalho, realmente útil, deixámos de realizar, ou adiámos, com o tempo que investimos em "desperdício"? Quantas horas de descanso/reposição intelectual, tão importantes à motivação, ao desenvolvimento de novas ideias e à reorganização mental, perdemos em vão? Quais os motivos pelos quais desperdícios como os acima indicados se repetem, vezes sem conta, nas nossas vidas profissionais?

Talvez a resposta seja tão simples quanto a perda constante do foco, o planeamento deficiente de necessidades, a falha de comunicação de ideias e uma alocação insistentemente "otimista" de recursos que lhes impede a reposição de energias.

O que poderemos fazer para combater o desperdício nas nossas equipas? Não mais do que «rotinar» medidas do puro bom senso, nomeadamente:

1. Planear detalhadamente tarefas e controlar regularmente realizações: pontos de situação diários previnem perda de foco sobre o essencial para o cliente; há-que abandonar de vez o mito nacional da “flexibilidade” e do “improviso”, que não geram mais do que ciclos viciosos de correção-erro-correção;

2. Adotar ferramentas de produtividade adequadas: apesar de se aparentarem dispendiosas a curto prazo, tornam-se indubitavelmente rentáveis a médio, e até curto prazo, não apenas pelo aumento da velocidade de execução mas também pela redução dos desperdícios resultantes de erro humano;

3. Respeitar as necessidades de recuperação dos nossos recursos humanos: atenção ao equilíbrio de vida pessoal/profissional das equipas, fundamentais à criatividade, à concentração e consequente diminuição de erros e, por fim, à manutenção do ritmo produtivo constante;

4. Acompanhar, coordenar e dar feedback sobre realizações: promover formas de comunicação informal proativas, positivas e regulares, sem descurar naturalmente a formal para registo de factos e decisões relevantes, reduz erros de dessincronização de ideias.