Guia – Construir formulários através do Google Docs

Devido à necessidade de recolher informação de diversas pessoas, estive prestes a ter uma valente dor de cabeça!

Já me via a ter de programar uma linda página em PHP que precisava consultar uma base de dados para construir as perguntas e que depois escreveria as respostas na mesma base de dados, mas numa tabela diferente.

"E porque não usar o Google Docs para fazer isso?", perguntou-me o Pedro Pinto. Resolvi investigar e depressa agradeci a dica! Em menos de 5 minutos tinha o meu formulário a receber as respostas. E com a vantagem de ter tudo arrumado numa folha de calculo para posterior processamento se necessário.

Por ter sido tão útil e de tão simples utilização, resolvi trazer-vos um guia para que também possam descobrir mais uma ferramenta fantástica da Google.

Os formulários não são propriamente novidade, mas quantos de vós já os usaram? E são tão simples que qualquer criança pode fazer um para recolher as moradas e números de telefone dos seus amigos da escola.

O primeiro passo, e o mais importante, é ter uma conta Google. Mas isso qualquer pessoa tem ou pode vir a ter. Basta aceder a este endereço e preencher os dados pedidos. Apenas uma nota, a conta que criar não necessita ser uma conta Gmail. Pode ser qualquer outro endereço de email.

Acedam então à página do Google Docs e coloquem as credenciais de acesso que definiram.

Existem 2 métodos de criar um formulário. Um através da criação de um formulário directamente e o outro através da utilização de uma folha de cálculo. Iremos usar para já o primeiro método por ser o mais simples, mas faremos referencia ao segundo mais à frente.

Criação de Formulário via Form

Uma vez dentro do Google Docs devem escolher a opção Novo (1º item da barra azul) e depois Form.

É-vos aberta uma nova janela onde está o vosso formulário ainda em estado embrionário. Ai têm tudo o que necessitam para criar as vossas perguntas. É ainda possível, se bem que mais tarde, efectuar também a gestão do mesmo.

Para já vamo-nos concentrar nas perguntas e na construção do formulário. Existem alguns campos de devem preencher pois certamente ajudarão quem vai usar o formulário a entender o que é pedido.

O primeiro é simples e de fácil compreensão. É o Título do formulário. Coloquem aqui algo útil e conciso. Este será também o nome do formulário quando este foi guardado.

O segundo campo é um pequeno texto facultativo onde podem mais uma vez escrever informações úteis para quem for preencher o formulário.

De seguida vêm as perguntas. Dentro destas é possível escolher e alterar uma grande quantidade de parâmetros.

Temos, naturalmente, o Título da pergunta onde iremos escrever o que se pretende perguntar.

O segundo campo refere-se a um Texto de ajuda, onde podemos colocar algumas indicações sobre a resposta que se pretende para essa pergunta.

Para terminar temos o campo Tipo de pergunta, que na verdade se deveria chamar tipo de resposta, pois é aqui que definimos como vai ser possível introduzir a resposta. As hipóteses são as seguintes:

• Texto - Campo de texto de uma linha apenas.
• Texto de parágrafo - É idêntico à opção de cima, mas com suporte para várias linhas.
• Escolha múltipla - Permite escolher uma opção de várias disponíveis, através de uma caixa de verificação.
• Caixas de verificação - Dá-nos a hipótese de escolher várias respostas de uma lista.
• Seleccionar a partir de uma lista - Temos a possibilidade de escolher uma resposta de uma lista.
• Escala - Atribuir um valor de uma escala numérica.
• Grelha - Matriz de respostas. Idêntico à Escala, mas para várias linhas.

Podem ainda tornar a pergunta como sendo de resposta obrigatória. Basta seleccionarem a opção que fica no fim da zona de edição da pergunta. Caso o façam o formulário apenas é enviado se essa (ou essas) pergunta for preenchida.

Depois de preenchidos os dados referentes à pergunta devemos carregar no botão Concluído. Desta forma terminamos a edição dessa pergunta e podemos avançar para a seguinte.

Existem ainda 3 ícones do lado direito que nos permitem efectuar algumas tarefas:

• Editar - Em qualquer altura podemos voltar a editar uma pergunta.
• Duplicar - Permite duplicar a pergunta em causa.
• Eliminar - Eliminar a pergunta em causa.

Por omissão apenas 2 perguntas são colocadas. Naturalmente que se podem adicionar novas perguntas. Para isso vamos usar a barra de cima e que tem bastantes mais opções.

• Adicionar item - Permite adicionar perguntas dos tipos acima enumerados ou um cabeçalho de secção. Este último permite dividir o formulário por zonas distintas.

Acabem de construir o vosso formulário. Se lhe querem dar um ar mais distinto ou mais personalizado usem a seguinte opção da barra de cima.

• Tema - É possível aplicar um tema ao seu formulário por forma a dar-lhe uma imagem mais personalizada. No entanto não é possível alterar cores ou imagens destes temas.

Por esta altura têm o formulário pronto a ser preenchido pelos vossos inquiridos. Nada melhor que tratarem de o enviar para que comecem a recolher os dados pretendidos.

• Enviar este formulário por email - Dá-nos a hipotese de submeter o formulário por email para os endereços pretendidos.

Após a recolha dos dados podem aceder a eles de duas formas: ou voltando a esta página ou através da folha de cálculo que irá ser automaticamente preenchida.

• Ver respostas - Durante o preenchimento do formulário podemos acompanhar as respostas colocadas através desta opção. As hipóteses são:
  • Resumo - É-vos apresentado um resumo, passo a redundância, dos dados preenchidos pelos utilizadores. Caso usem resposta de tipo diferente de Texto ou Texto de parágrafo os dados são apresentados em forma de gráficos.
  • Através de uma folha de cálculo - Apresentada através uma folha de calculo em que cada linha representa as respostas dadas por cada um dos inquiridos e as colunas representam as perguntas colocadas.

As restantes opções da barra de topo são as seguintes:

• Mais acções
  • Incorporar - Código html que permite incorporar este formulário numa página web.
  • Editar confirmação - Alterar o texto apresentado após a submissão do formulário.

• Guardar (ou Guardado) - Salvar as alterações efectuadas. Se a auto-gravação tiver sido aplicada aparecerá Guardado e não permitirá agir.

E pronto o vosso formulário já deve estar a ser alimentado. Caso não pretendam enviar o formulário através da opção de email disponibilizada e pretenderem remeter o link de forma mais personalizada, podem fazê-lo. Para isso basta copiarem o link que aparece no final da página do formulário e colocarem no email o texto que pretenderem.

Mas não ficamos por aqui. Até porque é conveniente tratar ou, pelo menos, ver os dados recolhidos. E ainda tenho de vos explicar como criar um formulário a partir de uma folha de cálculo.

Criação de Formulário via folha de cálculo

Passemos então à parte da criação de um formulário tendo por base uma folha de cálculo.

Criem por isso uma nova folha de cálculo. Novo e depois Spreadsheet.

É-vos aberta uma nova janela. Ai têm uma versão reduzida (e diferente até certo ponto) de uma folha de cálculo Excel (Microsoft) ou Calc (OpenOffice).

Iniciem a criação das perguntas preenchendo a 1ª linha da folha (a que fica destacada). Escrevam aqui as perguntas que pretendem, uma por coluna. O resto tratamos mais à frente.  Depois deste passo tratado vamos afinar o formulário.

A opção que nos interessa está do lado direito da barra de funções e chama-se, como não podia deixar de ser, Formulário. A única opção disponível é Criar um formulário.

Agora é-nos apresentada a mesma janela de formulário que tenho vindo a descrever acima. O processo é exactamente o mesmo, com a excepção das perguntas já estarem preenchidas, tendo por base a 1ª linha da folha de cálculo.

Gestão do Formulário

Nesta parte aconselho que façam dentro da folha de cálculo. Para isso, na página do Google Docs (após login, entenda-se) devem escolher o vosso formulário (lado direito onde têm todos os vossos documentos).

É aberta uma folha de cálculo com as respostas dadas. Mais uma vez entra o menu Formulário e que agora tem muitas mais opções disponíveis. Reparem que depois de Formulário têm, entre parêntesis, o numero de questionários já respondidos.

• Editar formulário - Envia-vos para a página de edição do formulário, já várias vezes falada.
• Enviar formulário - Envio do formulário para os destinatários através do Google.
• Ir para formulário em directo - Visualização do formulário e de como vai ser visto.
• Incorporar formulário numa página web - Mostra o código html que pode ser incorporado numa página web.
• Mostrar resumo das respostas - Mostra um resumo das respostas já recebidas.
• A aceitar respostas - Indica se o formulário está activo e a aceitar respostas. Deve ser usada para parar a recepção de respostas.
• Enviar email a todos os destinatários - Esta opção apenas está disponível se o formulário estiver sido enviado pelo Google Docs.
• Eliminar formulário - Elimina o formulário mas não remove as respostas recebidas.

O mais importante nesta parte é que têm acesso aos dados preenchidos por quem preencheu o formulário. Relembro que cada linha representa uma submissão de um formulário e que cada uma das colunas representam uma pergunta.

E termina por aqui este guia. Espero que tenha sido de fácil compreensão e que vos possa ajudar.

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