iPortalDoc: Um sistema completo para a Gestão de Documentos e não só…

A implementação de uma solução para a gestão de documentos é, nos dias de hoje, imprescindível ao bom funcionamento de qualquer empresa. A gestão de documentos permite uniformizar os processos de trabalho, arquivo, classificação e aprovação da informação, de uma forma estruturada e centralizada, evitando perdas de tempo e de informação.

Conheça a solução iPortalDoc para a gestão documental.

Gestão Documental - características

Da gestão documental fazem parte vários procedimentos de criação, utilização e armazenamento de documentos. O seu principal objetivo é permitir às empresas um maior controlo da informação que fica, assim, armazenada de forma completamente segura, e acessível apenas mediante a atribuição de permissões.

Outra questão fundamental da gestão de documentos, é a facilidade com que os documentos dão entrada no sistema e são automaticamente classificados e organizados nas respetivas pastas ou processos a que dizem respeito. Começando, se assim for o caso, a seguir o respetivo fluxo de trabalho e notificando os intervenientes das ações que devem realizar sobre os documentos.

Além disso, outra questão muito importante é o facto de todas as ações realizadas sobre determinado documento, ou processo, ficarem registadas na gestão documental, assegurando assim que em qualquer momento se pode aceder às várias versões dos documentos, assim como a toda a informação sobre esse mesmo documento/processo, desde os intervenientes, documentos e e-mails associados ou aos meta dados do documento.

Atualmente, uma das grandes mais valias da utilização de uma solução de gestão de documentos, por parte das empresas, é o facto de as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes poderem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico, podendo seguir um workflow.

Com o iPortalDoc, a solução para a gestão de documentos, as empresas vão assegurar todas as regras de arquivo e classificação de documentos em formato eletrónico.

Além disso, a sua integração com ERPs, permite que as faturas e outros documentos de faturação que deem entrada no sistema, sigam o workflow de classificação e aprovação, com assinatura digital, e sejam posteriormente enviados via iPortalDoc. Quando a fatura é lida, a gestão de documentos espoleta uma notificação a dar conta de que a fatura foi visualizada.

A segurança é outro dos pontos fulcrais da utilização de um sistema de gestão documental. A confidencialidade aplicada aos documentos armazenados nestas soluções, como informações confidenciais, conseguem ser protegidas e ficam apenas acessíveis a quem realmente interessa, dentro da empresa.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

• Maior efetividade na gestão de processos
• Documentos organizados e guardados de forma estruturada, seguindo padrões de classificação, o que permite que sejam mais facilmente pesquisados
• Quando se tem acesso rápido e simplificado às informações necessárias no momento, os processos são tratados de forma mais eficiente
• Em ambientes desorganizados o tempo perdido ou a dificuldade em encontrar um documento importante, pode ser verdadeiramente prejudicial em tarefas que exigem uma resposta imediata.
• Investir em soluções que garantam a segurança das informações das empresas é fundamental para o sucesso dos negócios.
• A gestão de documentos fiscais como a faturação eletrónica ganha cada vez mais relevância dentro das empresas, uma vez que este tipo de informação é essencial para questões de tributação, contabilísticas e fiscais dos próprios negócios
• Os documentos ficam guardados e são preservados os anos que assim entender, garantindo que não há qualquer perda de informação
• Permite gerar vários tipos de relatórios das informações constantes no sistema: reuniões realizadas, propostas adjudicadas, propostas não adjudicadas, despesas, faturação, etc.
• O facto de integrar com ERPs permite gerir toda a faturação eletrónica dentro da gestão de documentos e enviar as faturas via iPortalDoc com assinatura digital. O sistema notifica os utilizadores quando a fatura é lida

Peça aqui uma conta para experimentar o iPortalDoc, a Solução para a Gestão de Documentos e Processos da IPBRICK.

Agradecemos também à IPBRICK a apresentação desta solução.