Como implementar uma solução para a Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos, em formato eletrónico, é um procedimento que pretende assegurar a uniformização dos processos de arquivo, gestão, classificação e aprovação da informação de uma forma estruturada mediante o uso de workflows ou encaminhamentos ad-hoc.

Como implementar uma solução para a Gestão de Documentos?

A necessidade de as empresas recorrerem, cada vez mais, a soluções para a Gestão de Documentos está intrinsecamente ligada aos enormes desafios que um arquivo físico acarreta, e que vão desde o espaço físico necessário e respetiva manutenção, ao facto de não existir qualquer critério para categorizar ou organizar os arquivos, o que leva a perdas de informação e de tempo, extravio de documentos e muitas vezes ao incumprimento de prazos.

A importância da Gestão de Documentos para as empresas

O investimento necessário para digitalizar a documentação arquivada e passar de um arquivo físico para um arquivo digital, onde apenas o estritamente necessário é impresso e guardado, não é só uma tendência, mas uma necessidade estratégica, numa Era onde a Transformação Digital assume um papel principal.

Mas, para que esta transformação decorra sem contratempos é necessário recorrer a soluções para a Gestão de Documentos, como o iPortalDoc. Isto porque, não basta digitalizar documentos e tratá-los de forma desmaterializada é preciso assegurar que o arquivo digital cumpre regras e tem validade legal. Por exemplo, o facto de permitir a utilização de certificados e assinaturas digitais, para identificação dos utilizadores, é crucial para assegurar a validade legal dos documentos ali arquivados.

Além da total segurança e organização da informação, numa solução para a Gestão de Documentos, o acesso é imediato, e a pesquisa de documentos muito simples e pode ser feita a partir da utilização de palavras-chave, tipo de documento, workflow, conteúdo, pasta e muito mais.

Como funciona a Solução de Gestão de Documentos, iPortalDoc?

O acesso à Gestão de Documentos, iPortalDoc, é feito via navegador Web independentemente da localização física do utilizador. A autenticação é feita num servidor de autenticação, mediante login e password (servidores de autenticação LDAP, Windows Active Directory ou com recurso a autenticação federada - Shibboleth).

O iPortalDoc, permite inserir documentos, ou despoletar workflows pelo envio de um e-mail, associar documentos entre si ou a emails, encaminhar um ou vários documentos em simultâneo, com e sem ação pendente, ligá-los em diferentes pastas ou consultar documentos associados.

O acesso aos documentos ou processos é controlado através de um conceito de permissões do utilizador, permitindo também uma gestão por grupos, grupos funcionais, cargos e perfis. Este conceito assegura que os colaboradores (utilizadores) apenas acedam aos documentos correspondentes ao seu nível de permissão. A permissão de acesso a um determinado documento também pode ser definida pelo processo que ele segue, bem como pelo tipo de ação que os intervenientes executam nesse processo.

O Esquema Cronológico, permite conhecer todas as etapas pelas quais um documento passou e respetivos intervenientes.

Na hierarquia documental, definida na Gestão de Documentos, um utilizador pode ter atribuídos distintos níveis de permissão, podendo inclusive não ter acesso a determinadas pastas ou documentos/processos da hierarquia. No sistema de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, é possível registar qualquer conteúdo da empresa. Seja ele um documento em papel, um ficheiro ou mesmo um e-mail, manter estes documentos associados ao respetivo processo/dossier, e passíveis de serem consultados a qualquer momento, mediante a atribuição de permissões.

A aplicação dispõe de um registo de atividade de parametrização de utilizadores. De forma a que, o administrador da aplicação possa extrair informação relativa a alterações efetuadas como, por exemplo, um utilizador que pertencia a um determinado grupo e que passa a pertencer a um outro grupo. O iPortalDoc permite também que grupos empresariais possam gerir toda a informação referente às várias empresas num único sistema.

A quem se destina a Gestão de Documentos iPortalDoc?

Disponível na Versão Starter Edition ou Enterprise, o iPortalDoc tem na sua base um conjunto de processos pré-definidos, transversais à maioria das empresas ou que podem ser personalizados. O conjunto de processos-base dão resposta à maioria das necessidades das empresas/organizações, sejam elas publicas ou privadas, por abranger diferentes áreas de negócio: Faturação Eletrónica com Assinatura Digital, Encomendas, Propostas, Compras, Correspondência, Contratos, Recursos Humanos, Qualidade, Reclamações, entre outros.

Empresas que investem numa solução Gestão Documental e de Processos, como o iPortalDoc, conseguem um retorno do investimento muito rapidamente, não só pela redução da quantidade de papel utilizado como pelos ganhos de produtividade resultantes de uma maior eficiência na gestão dos processos.

Características do iPortalDoc

• Dark mode e Light Mode
• Navegabilidade por separador
• Permissões por Grupo
• Ações pendentes pessoais e do grupo
• Diferentes tipos de Pesquisa
• Integração com Weboffice
• Associação de documentos
• Associação de e-mails a documentos/processos
• Partilha de documentos
• Encaminhamento de documentos
• Espoletar processos com emails
• Ligar documentos
• Logs da aplicação
• Classificação de documentos
• Gestão de edições
• Normalização de documentos (templates, formulários)
• Gestão de processos com workflows
• Gestão de entidades
• Integração com OCR
• Assinatura Digital
• APP iPortalDoc

Para agendar uma demonstração do iPortalDoc pode fazê-lo aqui.