Google Docs – Simplificada a partilha de documentos

O Google Docs tem sofrido muitas alterações nos últimos tempos. Desde a introdução da ferramenta de desenho a um conjunto de novas funcionalidades. Pois ontem a Google resolveu libertar mais uma funcionalidade que é transversal a todas as ferramentas. Falamos da possibilidade de partilharmos documentos de forma rápida e sem necessidade de qualquer autenticação por quem os for visualizar. Basta partilharmos o link único de cada documento e qualquer pessoa pode aceder a ele, editando-o também se assim o pretendemos.

Esta nova funcionalidade permite que possamos partilhar documentos por três categorias de pessoas. Podemos tornar um documento partilhado e apenas tem acesso a ele quem nós indicarmos especificamente. Ou então tornar público a quem tiver o link de acesso. Por fim podemos tornar público a qualquer pessoa.

Pode parecer que não existe diferença entre as duas ultimas possibilidades, mas na verdade existe. No primeiro caso o documento apesar de ser público apenas pode ser acedido por quem tiver o endereço (único para cada documento) de alojamento do documento. No segundo caso e apesar do endereço ser idêntico, o documento vai ser indexado pelo motor de busca do Google, e outros, e poderá aparecer nos resultados das pesquisas.

Uma funcionalidade relacionada com esta e que foi também implementada é a possibilidade de serem criados novos links para cada documento, permitindo assim que um documento partilhado deixe de ser acessível por quem conhecia o seu endereço.

A alteração das definições de partilha manteve-se no mesmo local e ai poderemos efectuar as alterações que pretendemos relativas à privacidade dos documentos. Por razões de segurança todos os novos documentos são criados como privados.

Por forma a facilitar a identificação do estado de partilha de um documento foi ainda adicionada uma indicação visual na interface principal do Google docs (junto a cada um dos documentos) e na interface dos documentos, junto ao nome do mesmo. Conseguimos assim ver de forma fácil qual o estado de partilha dos nossos documentos.

Caso se pretenda mudar a partilha associada a um conjunto de documentos podemos fazê-lo de forma rápida na interface principal do Google Docs. Basta escolhermos os documentos a alterar e depois a opção Partilhar e ai dentro Opções de partilha.

O vídeo abaixo mostra todas estas novas funcionalidades e a forma de as utilizar.

Uma ideia interessante e a ter em conta é associarmos esta possibilidade de partilha pública e a capacidade de importar ficheiros de qualquer tipo para o Google Docs. Para além de termos o nosso disco na "nuvem" passamos a poder partilhar o seu conteúdo de forma simples e controlada.

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