Dicas do Microsoft Excel é ao Domingo…no Pplware – 55

Por Luís Costa para o Pplware

Como ler um SAF-T?

Ora vivam caros leitores. Mais um Domingo e mais uma artigo da rubrica “Dicas do Microsoft Excel é ao Domingo….no Pplware”. Lembramos que esta é uma rubrica “aberta” a todos os leitores que pretendam contribuir. Para tal devem enviar-nos um e-mail com a dica que pretendem ver publicada. Caso tenham também alguma dúvida ou problema a resolver no Excel, deixem essa informação nos comentários para que a comunidade Pplware ajude a resolver.

Fala-se muito agora no ficheiro SAF-T, que todos os sujeitos passivos de IRC são obrigados a exportar dos seus sistemas de facturação e contabilidade desde 2008.

Mas o que é o SAF-T?

SAFT-PT (Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version) é um ficheiro normalizado (em formato XML) com o objectivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, num formato legível e comum, independente do programa utilizado, sem afectar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade.

A adopção deste modelo proporciona às empresas uma ferramenta que permite satisfazer os requisitos de obtenção de informação dos serviços de inspecção e facilita o seu tratamento, evitando a necessidade de especialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando procedimentos e impulsionando a utilização de novas tecnologias. O ficheiro SAFT-PT destina-se a facilitar a recolha em formato electrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspectores/auditores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais dos contribuintes e/ou para a análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal.

Desde 1 de Janeiro de 2013, com a entrada em vigor do respectivo orçamento de estado, as mesmas sociedades veem-se obrigadas a submeter o SAF-T de Facturação do mês anterior, no site das finanças até dia 25 de cada mês. Existem vários validadores no mercado, alguns disponibilizado nos proprios softwares, mas fica a dúvida, como é que leio um SAF-T?

Como ler um SAF-T?

O SAF-T é um ficheiro xml, com regras minimamente definidas, quer na portaria 1192/2009 quer no respectivo XSD (ficheiro de esquema) divulgado pelo portal das finanças. Para ler um SAF-T devem seguir os seguintes passos:

Passo 1 – Em primeiro lugar precisamos do XSD (Schema File) que podemos arranjar aqui

Passo 2 – Preparar o ficheiro base (estrutura) Abrimos o Excel no Ribbon/Friso > Developer e clicamos no Source

Passo 3 – No lado direito surge o painel XML Source, onde clicamos no botão XML Maps onde irá surgir a janela

Passo 4 – Clica-se no XML Maps para escolhermos o ficheiro XSD, que é o SCHEMA FILE, ou seja o ficheiro que define as regras de negócio, tipos de dados, campos, estrutura, etc.

Clicar em Add, para adicionarmos o ficheiro XSD que fizemos download do site das finanças aqui

Como o XSD tem múltiplos caminhos (roots), pois inclui várias tabelas (TaxTable, Products, Costumers, etc), temos de indicar ao Excel qual o caminho que queremos.

Desta forma, e como quero ter acesso a todos, escolho o elemento MÃE que é o AuditFile (o ficheiro inteiro). Clico em OK, e de novo em OK.

No nosso XML Source, surge agora toda a estrutura/árvore possível de um ficheiro SAF-T (xml).

Agora sim estamos prontos a criar o nosso ficheiro base. Vamos começar por criar as sheets:

• Header – que vai conter os dados da nossa empresa
• Costumer – irá conter a tabela de clientes
• TaxTable – irá conter a tabela de códigos de IVA
• Invoice – irá conter os registos dos documentos de vendas

Nota: os nomes podem ser outros

O passo seguinte é seleccionar os campos no XML Source e arrasta-los para um local na respectiva sheet, tabela a tabela, sheet a sheet.

Importar dados de um ficheiro SAF-T PT (XML)

Agora é só importar o nosso ficheiro SAF-T ( eu vou usar o exemplo  está no portal das finanças – aqui)

No Ribbon/Friso > Developer clico em Importar.

Escolho o meu ficheiro SAF-T e prontos cá está.

Aqui tenho o meu leitor de ficheiros SAF-T, pois posso reutiliza-lo, acrescentar mais elementos, apagar outros, tudo à distância de um click.

Resumindo

• 1) Faz-se o download do ficheiro xsd do portal das finanças
• 2) No Ribbon Developer, abra o Source
• 3) Clica em XML Maps
• 4) Add e escolhes o ficheiro xsd do ponto 1)
  • 4.1) Escolhe o AuditFile que é o Pai de todos os elementos, pois existem múltiplos roots/caminhos, e clicar em OK. Surgirá todos os elementos no Source
• 5) Cria-se uma sheet para cada elemento/tabela
• 6) Arrasta-se do source o elemento que queres (elemento a elemento, sheet a sheet).

Material de Apoio

• As leis aqui Um ficheiro Demo fornecido pela equipa do Ministro Gaspar aqui Mas o fundamental é o XSD, que é o ficheiro de esquema (Schema file), que define as regras e a estrutura do ficheiro aqui

Bons SAF-T’s

Luís Costa