O Gmail é cada vez mais o serviço de correio eletrónico preferido dos utilizadores. Os 15 GB gratuitos e uma panóplia de ferramentas permitem ao utilizador gerir a sua vida digital e até comercial sem grandes sobressaltos ou dificuldades.
Este serviço de e-mail da Google com o passar dos anos torna-se num depósito de lixo, de mensagens mortas e de conteúdos que só provocam latência e stress. A não ser que saibamos gerir bem a caixa de entrada. Hoje vamos deixar algumas dicas de como gerir e limpar o seu Gmail.
Ao longo dos anos temos deixado vários guias práticos para o ajudar a gerir a sua conta de Gmail. Deixámos dicas para eliminar e-mails antigos e pesados, sugestões para definir melhor as configurações da sua conta e até dicas de segurança para proteger o seu correio.
Contudo, mesmo que o Gmail faça bem o seu trabalho, ainda há muitas pequenas coisas que se pode fazer para deixar a sua caixa de entrada ainda mais organizada, garantindo que todos os e-mails chegam aos lugares certos e que não será surpreendido com informação perdida.
1 – Transforme os Marcadores em caixas de entrada no Gmail
É fácil termos por dia dezenas ou centenas de mensagens de e-mail dos mais variados remetentes. Uns têm prioridade da nossa atenção, mas há muitos que são para mais tarde avaliar ou tratar. Não há, por isso, necessidade de estar a caixa de entrada “Principal” carregada com esta informação.
Podemos configurar um Marcador que poderá funcionar como uma caixa de entrada secundária. No caso em exemplo, dado o grande número de “press releases” recebidos, iremos criar um Marcador “Press”. Aqui serão reunidos e-mails de várias fontes que serão lidos mais tarde.
Para criar este Marcador, começamos por clicar na caixa de seleção ao lado de um (ou vários) dos e-mails para os quais desejamos criar uma nova caixa de entrada, depois clicamos no ícone de três pontos logo abaixo da caixa de pesquisa do Gmail e selecionamos “Filtrar mensagens como estas“.
Irá aparecer agora uma caixa a mostrar os remetentes dos e-mail. nesta caixa já podemos fazer algum tipo de filtro, usando, por exemplo, expressões encontradas no assunto, numa palavra ou até num anexo com determinado tamanho. Há várias opções.
Quando já tivermos tudo pronto, nos parâmetros que nos interessam, clicamos em “Criar filtro”, o que trará um novo grupo de opções para tratarmos os e-mails selecionados.
Agora, como queremos tirar estes e-mails da caixa Principal e colocar numa secundária, usando os tais Marcadores, clicamos na opção Ignorar a caixa de entrada (arquivar) e usamos também a opção colocar o marcador e escolhemos cria o marcador. No nosso caso será Press.
Depois clicamos no botão Criar filtro.
Na parte inferior desta caixa, existe uma outra opção que pode ser muito útil, principalmente se estiver a reunir correspondência que é corrente.
Para fazer essa recolha em automático aplique a opção Também aplicar o filtro a [quantidade] de conversas correspondentes.
Depois pode, por fim, clicar no botão Criar filtro.
De agora em diante, este tipo de correspondência não irá ficar na caixa principal do seu Gmail, ficará sim numa caixa secundária que irá mostrar em frente ao nome, em negrito, a quantidade de e-mails por ler.
Existem várias opções que deve explorar. Depois de ter investido algum tempo nesta lista de possibilidades, o seu e-mail irá ficar muito mais organizado e com rigor, permitindo gerir a correspondência sem perder tempo.
2 – Gerir a caixa de entrada e as configurações dos filtros
O Google tem misteriosos algoritmos que fazem uma seleção em automático do que é ou não importante para receber aquela “divisa” lateral como sendo Importante. Contudo, podemos ser nós a ajudar o Google a classificar de forma mais correta, até para termos mais essa ferramenta de gestão do nosso lado.
Há no início da linha de cada e-mail um símbolo que pode ajudar a filtrar ainda mais o correio. Se colocarmos o símbolo amarelo, esse e-mail é considerado importante e substituirá todos os filtros que aparecerem na nossa caixa de entrada Primária. Se estiver cinza, isso significa que é “menos importante” e funcionará de acordo com regras de filtragem que definimos.
Então, nos -emails que são importantes vamos colocar o tal ícone amarelo nos importantes e, nos menos importantes deixamos o cinza. A Google vai perceber o que fizemos e, de futuro, irá tomar esta seleção como exemplo.
Se não quiser que o Google use, por sua iniciativa, esta função, desligue-a. Vá a Definições -> Caixa de entrada, no grupo Marcadores de importância escolha a opção Sem marcadores.
Logo abaixo dessas opções existem duas outras para indicar ao Google o que pretende que ele retenha:
- Utilizar as minhas ações passadas para prever as mensagens que são importantes para mim.
- Não utilizar as minhas ações passadas para prever as mensagens que são importantes para mim.
3 – Gerir Filtros e endereços criados
Já que estamos nas Definições, vamos dar um salto ao separador Filtros e endereços bloqueados.
Dentro desta área seremos informados que filtros criámos e que configurações ativámos. Podemos voltar a editar para adicionar ou melhorar os filtros e podemos remover, se já não nos fizer falta.
Em resumo…
Depois de várias dicas para gerir as opções inclusas no Gmail, deixamos 3 sugestões de carácter organizacional. Depois de criar estes filtros, estas caixas de entrada secundárias, poderá gerir o seu correio eletrónico com a certeza que priorizou o importante e catalogou o menos importante, relegando este para segundo plano.