A suite de produtividade da Google tem conseguido ser uma alternativa fiável aos métodos mais tradicionais de criação de documentos. Por estar assente na Internet permite que os utilizadores partilhem os seus documentos de forma rápida e com grandes capacidades de colaboração.
Mas com o passar do tempo e com o aumento da partilha de documentos acabamos por perder a noção de quem tem acesso aos nossos documentos e de que forma o têm.
Mas um pequeno e simples serviço consegue agora dar a todos uma visão geral e bastante pormenorizada de quem tem acesso aos nosso documento. O WhoHasAccess diz-lhe tudo o que precisa de saber.
A capacidade de partilha de documentos do Google Drive permite que facilmente possamos dar acesso a todos os documentos que tenhamos na nossa conta com quem quisermos, com diferentes graus de permissões.
Mas é simples que percamos o controlo dessas permissões e dessas partilhas com o passar do tempo, não tendo depois uma forma simples de controlar esse acesso.
Mas com o WhoHasAccess, um pequeno e simples serviço, os utilizadores conseguem ter uma visão integrada das partilhas que têm feitas com outros utilizadores.
Ao ter acesso a essa informação os utilizadores conseguem depois gerir essas mesmas partilhas, tendo acesso à lista de documentos que estão partilhados com um utilizador ou removendo-os depois, de forma total as partilhas com um utilizador.
O principio do processo começa por um pedido de acesso por parte do WhoHasAccess à conta Drive e aos documentos ali armazenados. De seguida é feita uma pesquisa exaustiva nos documentos, sendo procuradas as informações necessárias sobre os documentos.
Terminada essa pesquisa é enviado um email ao utilizador a indicar que o relatório sobre os documentos está pronto, sendo ali incluído um link de acesso rápido.
Esse link leva o utilizador à página de relatório dos seus documentos. Ali vão ser vistos os nomes e emails de cada um dos utilizadores com quem tem os seus documentos partilhados.
Ao clicar em qualquer um dos nomes dos utilizadores com quem tem documentos partilhados pode ver a lista completa desses mesmos documentos, permitindo assim uma visão particular dessas mesmas partilhas.
Para ajudar a controlar, de forma unificada e dirigida ao utilizador, as partilhas, é possível removê-las todas apenas de uma vez. Para isso está disponível um botão que realiza essa tarefa.
Para garantir a privacidade e a segurança dos dados, o WhoHasAccess apenas mantêm os dados de cada utilizador por 24 horas, sendo também removido o acesso à conta Google ao fim desse tempo.
O WhoHasAccess consegue dar ao utilizador uma visão geral das partilhas de documentos que tem feita pela sua conta Drive, garantindo também que possa remover de uma única vez todas as partilhas que têm feita com um único utilizador.
Mesmo que não queiram remover qualquer partilha, é interessante ver as partilhas que tem feitas. De certeza que vão encontrar muitas mais partilhas do que aquelas que julgam ter.
Testem o WhoHasAccess e vão de certeza encontrar situações que querem alterar e que já não tinham ideia de ter feitas.
