A suite Office da Microsoft é das melhores ferramentas de produtividade existentes, sendo presença habitual em grande parte dos computadores. Ora para editar um documento no Word, preparar uma apresentação no PowerPoint ou até um extrato no Excel, o Office apresenta diversas soluções para as necessidades do utilizador.
Hoje apresentamos um pequeno truque para o Word, em que poderá inserir e atualizar índices nos seus documentos de forma praticamente automática.
Na redação de artigos ou elaboração de um relatório, um elemento essencial é o índice que deverá constar nas primeiras páginas do documento. Muitas vezes o conteúdo do índice fica desatualizado porque a disposição das páginas foi alterada e obriga o utilizador a realizar esse ajuste manualmente.
Contudo, o Word tem uma funcionalidade bastante simples de usar que permite inserir indíces de forma quase automática.
O primeiro ponto em que terá de ter especial atenção é na atribuição dos estilos de letra e texto na “Galeria de estilos”, localizada nas definições “Base” do Word. Por defeito, todo o texto que escrever será rotulado como “Normal”, mas para a configuração do índice automático será importante que configure os outros estilos. No caso exemplificado, definimos os Títulos 1, 2 e 3, para além do “normal” que será usado para escrever todo o corpo do artigo.
Poderá personalizar as caraterísticas de cada estilo ao fazer clique com o lado direito do rato sobre o estilo que pretende modificar. Desde o nome do estilo, tipo, tamanho e cor da letra, numeração… Poderá alterar uma panóplia de parâmetros neste menu.
Configurados e definidos os estilos, é momento de os distribuir pelo conteúdo do documento. Dependendo do que definiu – título, subtítulo, etc. -, deverá atribuir o texto ao estilo correspondente.
O próximo passo é a inserção do índice automático no documento. Em “Referências” encontrará a opção Índice. Ao selecionar, ser-lhe-ão apresentados diversos modelos. Todavia, para ter mais controlo sobre o índice, pode selecionar a opção “Personalizar Índice…”.
No menu de personalização do índice poderá escolher o formato do índice, o preenchimento e clicando em “Opções…” tem acesso aos estilos que pretende contemplar no índice. Depois de definir os parâmetros todos, basta confirmar com “OK” e o índice será adicionado ao documento.
Este artigo não ficaria completo se não adicionássemos a numeração de páginas no documento. É um processo bastante simples, sendo necessário aceder a “Inserir” -> “Número de Página”. Serão apresentadas algumas opções, como adicionar numeração na primeira página, alinhamento e posição da numeração. Posteriormente basta confirmar e está completo o procedimento.
Depois desta dica, certamente não terá de perder mais tempo a adicionar e atualizar manualmente índices aos seus documentos. Uma funcionalidade do Word que poupa tempo e trabalho ao utilizador!
Devido ao facto de o Microsoft Word estar disponível em várias plataformas e sistemas operativos, os comandos poderão ser ligeiramente diferentes, mas o procedimento será plenamente idêntico.