O Gmail é um dos serviços de email mais populares. É gratuito, bastante completo, está integrado com os restantes serviços Google e a sua facilidade de utilização e organização é uma das suas grandes vantagens.
No entanto, muitas vezes pode ser acumulador de correio indesejado. Por outro lado, o seu limite de 15 GB repartido entre os vários serviços Google pode estar a ficar comprometido. Assim, deixamos-lhe algumas dicas para que se oriente e organize melhor a sua caixa de entrada.
Criar marcadores e filtros no Gmail
O primeiro grande passo para ter uma boa organização da sua conta de e-mail é ter marcadores onde seja possível filtrar e arquivar emails por temas.
Para criar estes marcadores poderá aceder às Definições, na roda dentada do Gmail, selecionar Marcadores, seguido de Criar novo marcador. Deverá, em seguida, nomeá-lo (é possível adicionar marcadores dentro de outros já existentes).
Em seguida, deverá então criar filtros para uma gestão ainda mais eficiente. Sem sair das Definições, deverá aceder a Filtros e endereços bloqueados. Ao clicar em Criar um novo filtro irá surgir uma caixa para que possa criar as várias restrições de forma a que os e-mails sejam encaminhados devidamente para os vários marcadores.
Utilizar a pesquisa para encontrar emails
A pesquisa no Gmail é também ela uma parte importante deste serviço. Através de ordens simples é possível encontrar os emails que procura com grande facilidade.
No entanto, estes comandos de pesquisa não estão disponíveis em português, pelo que poderá não ser intuitivo para todos os utilizadores. Como tal, estes são os mais relevantes.
Assim, ao querer pesquisar por algo em específico, deverá escrever na caixa de pesquisa:
- Especificar o remetente – from:(seguido do nome ou email pretendido)
- Especificar um destinatário – to:(seguido do nome ou email pretendido)
- Especificar um destinatário que recebeu uma cópia – cc: ou bcc:
- Palavras existentes no assunto – subject:(seguido da palavra)
- Mensagens que correspondem a vários termos – OR (exemplo: from:hugo OR from:vítor)
- Remover mensagens dos resultados – – (exemplo: jantar –filme)
- Mensagens em determinado marcador – label:(seguido do nome do marcador)
Gerir emails com anexos que podem estar a ocupar demasiado espaço
O Gmail dispõe de 15 GB de armazenamento gratuito, no entanto, este espaço é repartido com outros serviços, como o Google Drive e Google Photos. Por esse motivo, o seu espaço de armazenamento pode estar já a chegar ao limite.
Para que possa limpar algum “lixo” ou guardar informação importante que pode ser arquivada, a pesquisa dá também uma ajuda:
- Pesquisar por mensagens com anexo – has:attachment
- Mensagens que têm um anexo ou um link do Google Drive, Docs, Sheets ou Slides – has:drive / presentation / spreadsheet / document
- Anexos com um determinado nome ou tipo de ficheiro – filename: (seguido, por exemplo, de pdf, .txt, orçamentofamiliar.exe)
- Pesquisar mensagens mais antigas a uma determinada data – older_than: (usar d para dia, m para mês e a para ano, por exemplo, older_than:4a – mensagens com mais de 4 anos)
- Mensagens maiores do que um determinado tamanho – larger: (seguido do tamanho, por exemplo, larger:15M)
Feitas estas pesquisas, toda a organização passa a ser mais simples. Que outras dicas de organização sugere para a utilização do Gmail?