Gerir ordens de trabalho não é apenas distribuir tarefas. Quando existem equipas técnicas no terreno, é preciso garantir que cada profissional tem o contexto e a informação necessários para executar o trabalho, enquanto a gestão precisa de visibilidade sobre o que está realmente a acontecer no terreno. Sem uma ligação eficaz entre estes dois lados, a informação perde-se, as decisões passam a depender de perceções e acompanhar a operação torna-se mais difícil. A boa notícia é que o mercado já oferece soluções para resolver estes desafios.
Quando gerir uma equipa deixa de ser simples
Um técnico está num cliente, outro está a caminho de uma intervenção, outro está na oficina e entretanto entra um novo pedido. É preciso saber quem está disponível, onde está cada pessoa, o que tem para fazer, qual é a prioridade e se uma determinada intervenção já foi concluída.
Sem uma ferramenta dedicada, esta informação acaba espalhada por chamadas, mensagens, folhas de Excel, papel e memória – e cada canal só mostra uma parte da operação.
O problema não é o volume de informação, é a falta de um sítio único onde reunir tudo. À medida que o número de clientes e intervenções aumenta, essa falta de visão central deixa de ser um detalhe e passa a custar tempo e dinheiro.
O WhatsApp não é uma ferramenta de gestão
O WhatsApp é uma ótima ferramenta para comunicar. O problema começa quando passa a ser também o local onde se tenta gerir toda a operação.
- “Podes ir a este cliente?”
- “Já terminaste o trabalho?”
- “Quem está disponível amanhã?”
- “Consegues enviar-me o relatório?”
- “Alguém sabe o que aconteceu naquela máquina?”
Estas perguntas podem parecer banais quando acontecem uma ou duas vezes por dia. Mas, numa empresa que realiza várias intervenções diariamente, rapidamente se transformam numa quantidade considerável de mensagens.
E mensagens podem ficar para trás. Uma informação pode ser enviada para a pessoa errada. Um técnico pode esquecer-se de comunicar que terminou uma intervenção. E, passado algum tempo, pode ser difícil perceber o que aconteceu, quando aconteceu e quem tratou do assunto.
O problema não é apenas saber quem está ocupado
Além disso, gerir equipas no terreno não significa apenas distribuir tarefas. É necessário relacionar pessoas com clientes, locais, horários, intervenções e prioridades, e ainda gerir ativos. Também é importante conseguir perceber o estado de cada trabalho sem ter de perguntar individualmente a cada técnico.
É nesta área que uma plataforma de gestão começa a fazer diferença.
A FullyOps foi pensada para centralizar este tipo de operação. Em vez de a informação estar distribuída por diferentes ferramentas, a empresa passa a ter um ponto central onde pode gerir as suas operações.
🗓️ Um calendário para perceber o que está a acontecer
Um dos primeiros pontos de contacto com a operação é o calendário da FullyOps. A plataforma reúne num único calendário as tarefas, que podem corresponder a ordens de trabalho ou atividades. A informação pode ser consultada por mês, semana ou dia, permitindo ter uma visão mais geral ou concentrar a atenção no trabalho previsto para determinado momento.
Também é possível utilizar filtros por empresa, responsável ou título e mostrar apenas ordens de trabalho pendentes. As tarefas podem ainda ser diferenciadas visualmente por tipo de ação, âmbito, estado ou categoria.
Na prática, isto significa que o responsável pela operação não precisa de reconstruir o calendário a partir de várias conversas ou da memória de alguém. A informação fica organizada num único espaço, sem depender de ninguém.
Para uma empresa que tenha vários técnicos no terreno, esta visão pode ser particularmente útil. Permite perceber rapidamente o que está planeado e quem está associado a cada ordem de trabalho. E há outra vantagem: o calendário não precisa de ficar isolado dentro da plataforma.
A FullyOps permite gerar um feed de calendário através de um link ICS, que pode ser adicionado a aplicações como o Outlook, Google Calendar ou qualquer aplicação que suporte iCal. Depois de configurado, o calendário é atualizado automaticamente.
Da agenda para a ordem de trabalho
Uma agenda mostra quando algo vai acontecer. Mas, para gerir uma intervenção, é preciso saber muito mais. É aqui que entram as ordens de trabalho da FullyOps.
As ordens de trabalho podem ser consultadas de diferentes formas: através de um pipeline, de uma lista ou do próprio calendário. Na vista de pipeline, por exemplo, a empresa consegue acompanhar os trabalhos através de estados como “A fazer”, “Em execução”, “Bloqueado”, “Executado” e “Realizado”.
Esta diferença é importante. Em vez de existir apenas uma lista de trabalhos, passa a ser possível perceber em que ponto está cada um. Um trabalho que ainda não começou é diferente de um trabalho que está a ser executado. E ambos são diferentes de uma intervenção que ficou bloqueada ou que já foi realizada.
A pesquisa pode ser refinada através de vários critérios, incluindo técnico atribuído, empresa, estado, prioridade, categoria ou data. Isto torna a gestão mais simples quando o número de intervenções começa a crescer.
Cada ordem de trabalho fica associada às pessoas e ao local certo
Criar uma ordem de trabalho na FullyOps significa reunir, desde o início, a informação necessária para executar aquele serviço – cliente, morada, equipamentos e o que é preciso fazer, mas também prioridade, data e hora e responsável.
Isto resolve uma situação comum em muitas empresas: o técnico recebe uma mensagem com meia dúzia de informações e tem de descobrir o resto quando chega ao local. Com a informação reunida na ordem de trabalho, existe um contexto definido antes da deslocação – e o técnico nem precisa de andar à procura dela: assim que a OT é criada, recebe uma notificação no telemóvel, sem depender de ninguém lhe enviar uma mensagem.
Como a morada já está definida na ordem, a localização pode ser aberta diretamente em serviços de mapas como Google Maps, Apple Maps ou Waze.
O técnico também precisa de saber o que tem para fazer
Uma plataforma de gestão não deve servir apenas para quem está no escritório. Para quem está no terreno, a informação tem de estar disponível no momento em que é necessária.
Ao abrir uma ordem de trabalho, o técnico pode encontrar a informação relacionada com o cliente, o local, os contactos e os equipamentos que terá que intervencionar. É também dentro da própria ordem de trabalho que o técnico regista o que fez, nas ações – equipamentos intervencionados e peças usadas, trabalho realizado, observações e anexos.
Esta abordagem reduz as chamadas em ambos os sentidos: o técnico já não precisa de ligar para saber o que fazer e o escritório já não precisa de ligar ao técnico para saber em que ponto está o trabalho.
O que acontece depois da intervenção?
Há outro momento em que muitas empresas perdem informação: depois de o trabalho estar terminado. O técnico pode ter resolvido o problema, mas ainda falta comunicar o que foi feito. Pode ser necessário indicar as horas trabalhadas, a viagem, as peças utilizadas ou acrescentar fotografias.
Hoje, esta informação chega muitas vezes só ao fim do dia ou, em muitos casos, dias ou semanas depois. E como a faturação depende dessa informação, o atraso repete-se também ali, além de abrir espaço a erros: períodos de trabalho em falta, peças esquecidas, detalhes que já ninguém se lembra bem.
Na FullyOps, a ordem de trabalho acompanha também essa parte da operação. É possível registar períodos de viagem e de trabalho, incluindo datas, horas, distância e responsável. Os detalhes da ação ficam associados à ordem assim que são registados, em vez de serem transmitidos separadamente por diferentes canais, dias depois.
E todo este trabalho – viagem, horas, peças, fotografias, observações – não fica só guardado. No fim, o relatório é gerado com um clique, já com toda a informação reunida, pronto a ser assinado no local e enviado por email ao cliente e ao escritório antes mesmo de o técnico sair da porta.
É este o objetivo de uma operação bem organizada: o que começa como uma ordem de trabalho termina como um relatório pronto a enviar – sem reconstruir nada, sem esperar pelo fim do dia, sem depender de mais uma mensagem.
Uma operação organizada começa por ter informação organizada
Esta é só uma das mudanças que uma plataforma como a FullyOps pode trazer para uma empresa com equipas no terreno. O objetivo não é acrescentar mais uma ferramenta à rotina. É reduzir o número de ferramentas que são necessárias para perceber o que está a acontecer.
Em vez de uma agenda num local, os trabalhos no WhatsApp, os dados dos clientes numa folha e a informação das intervenções na memória de cada técnico, a operação passa a estar organizada em torno de ordens de trabalho.
O responsável consegue consultar o que está planeado, quem está responsável por cada ordem de trabalho e em que estado se encontra cada trabalho. O técnico consegue consultar a informação necessária para executar o serviço.
A FullyOps reúne calendário, atividades e ordens de trabalho numa mesma plataforma. Estas são apenas algumas funcionalidades que permitem depois aprofundar este processo, mas a plataforma conta com muitas mais.
Nos próximos artigos, vamos olhar para aquilo que acontece quando esta organização não existe: o tempo perdido, os atrasos, as deslocações mal planeadas, a informação que desaparece e os custos que nem sempre são visíveis – e de que forma é que a FullyOps resolve estes desafios.
Porque o primeiro passo para melhorar uma operação é conseguir vê-la. Comece já a fazê-lo com a FullyOps.