…agora também no ambiente de trabalho.
O Lookeen não é novidade no PPLWARE. A sua qualidade, permitam, é tão lendária quanto indiscutível devido em grande medida à tecnologia por detrás do software de pesquisa.
Com provas dadas em todo o mundo e em especial nas mais conceituadas empresas multinacionais que decidiram adoptá-lo, apresentamos hoje o Lookeen na sua versão stand-alone, isto é, como um motor de busca independente dentro do nosso PC e à parte do Outlook, pelo que é habitualmente conhecido, que oferece a possibilidade de pesquisar de forma eficaz e rápida toda a informação contida no nosso computador. Tecnologia de pesquisa avançada e sem igual? Sem dúvidas.
O Lookeen Desktop Search não é um mero pesquisador ou motor de busca, o Lookeen permite encontrar as informações que necessitamos em todo o lado e de qualquer forma como podem ser pastas partilhadas, caminhos de rede, discos completos, enfim, tudo pode ser indexado para que de forma instantânea seja encontrado, caso exista.
A instalação do Lookeen é simples. Com apenas alguns cliques, o Lookeen irá integrar-se automaticamente no nosso ambiente de trabalho e detectar todos os dados pesquisáveis. O Lookeen dá início à indexação dos nossos dados logo após a instalação o que pode levar algum tempo dependendo do seu volume de dados – no nosso caso demorou quase 2 horas. No entanto, nesta fase, é possível executar pesquisas iniciais. A indexação em tempo real dos e-mails recebidos e arquivos recém criados ou modificados tornam-se automaticamente disponíveis para a pesquisa.
A indexação de pastas importantes permite efectuar pesquisas simultâneas do conteúdo de documentos do Office (.docx,. xlsx,. pptx etc), arquivos PDF, conteúdo da web como páginas HTML ou PHP e muitos mais. De forma muito simples a janela principal de informação mostra resultados da busca em tempo-real. Para facilitar a compreensão da busca as palavras pesquisa e/ou respectivos filtros aplicados são realçados na janela de visualização com diferentes marcadores coloridos. Uma das vantagens passa pelo facto de ser possível editar e guardar alterações conforme as nossas preferências e mesmo para referência futura.
Uma questão inconveniente aqui é a indexação realizada pelo Looken: um mal necessário, ou seja, da primeira vez que corremos o programa definimos a área de pesquisa (podemos escolher como previamente mencionado discos completos, caminhos de rede, ou pastas específicas) para depois ser possível encontrar todas as informações em segundos. Da experiência obtida a verdade tem de ser dita: os resultados são muito positivos em fracções de segundos.
O Lookeen pesquisa todos os arquivos e todos os dados armazenados na área de trabalho e arquivos de rede e mesmo no servidor do Outlook, isto é, e-mails, contactos, compromissos, notas, etc – vai ao detalhe. A pesquisa vai mesmo mais fundo e até se procura dentro de anexos de todos os tipos: no Microsoft Word, Excel ou até mesmo arquivos PDF. Tudo isto graças à tecnologia de indexação em tempo real que mostra imediatamente todos os itens mesmo aqueles dados que foram acrescentados recentemente.
Quando temos uma pesquisa mais delicada entre mãos é possível encontrar, caso exista, com bastante precisão. O Lookeen faz-se acompanhar com uma vasta gama de formas significativas e eficazes para filtrar os resultados da pesquisa.
Uma função, por exemplo, permite visualizar a correspondência de e-mail entre nós e outra pessoa. Outra função, por exemplo, permite pesquisar períodos de tempo específicos ou formatos de arquivo específicos, como docx,. xlsx ou. pdf e muito mais.
Apesar de agora se apresentar como uma aplicação independente, o Lookeen não esquece as suas origens de plug-in do Outlook. Durante a instalação podemos continuar a integrá-lo com o cliente de email, compatível com as versõesdo Microsoft Outlook 2013, 2010, 2007 e 2003 com uma ajuda clara no tratamento de emails diários.
Por outro lado, e como característica bastante interessante, passa nas pesquisas de rede. Normalmente cada utilizador tem o seu próprio índice pessoal para os seus dados contudo a partilha dos mesmos através da rede pode ser algo fantástico que nos pode poupar bastante tempo. Assim, o índice é partilhado pelo Lookeen que irá armazenar todos os dados em partilha do Outlook (por exemplo, arquivos PST, pastas públicas ou unidades de rede) num só local. Qualquer membro da nossa equipa de rede poderá aceder de forma simples e rápida e, importante, sem a necessidade para indexar os dados por si mesmos. Esta situação reduz o tráfego em servidores Exchange e nas próprias redes, para nem falar, de novo, nas poupanças brutais de tempo.
Em guisa de conclusão, apesar de se tratar de uma aplicação profissional, logo com pagamento de licença à mistura, torna-se muito difícil iguala-la em todas as suas funções e usabilidades. O facto de ser utilizada por grandes marcas multinacionais não a melhora mas quererá dizer algo, certamente.
E os nossos leitores, que ferramenta utilizam para pesquisas dentro do vosso PC?
Para terminar, gostaria de deixar um agradecimento à Axonic por nos ter oferecido uma chave da versão Enterprise para testar a aplicação e assim escrever com maior rigor.
