Durante algum tempo, este tipo de software foi muito procurado na Internet. Apareceram algumas aplicações pagas, mas com poucas opções de personalização e adaptação ao estabelecimento que apostava nesse segmento. O preço, a dificil gestão do parque e a falta de funcionalidades, foram algumas das queixas que inicialmente se puderam ouvir no início desta actividade há uns anos.
Hoje, o cenário é completamente diferente e existem ferramentas talhadas para gerir de forma eficaz, um parque informático num cyber café. O HandyCafé é uma aplicação fenomenal, gratuita e das mais completas que conheci. Para os muitos pedidos que nos têm chegado, deixo esta à aplicação à consideração.
Instalação
A aplicação começa por dar a escolher qual o software a instalar. Poderá escolher a versão “cliente” ou a versão “servidor”.
Nas máquinas de acesso aos clientes deverá ser instalado o handycafe Client e no servidor que estará a gerir as máquinas e a gerir a parte “comercial do negócio” deverá ser instalado o handycafe Server.
HandyCafé
Na versão servidor, o “gestor” tem o controlo sobre toda a actividade das máquinas, assim como tem relatórios sobre quem serviu o cliente, ou quem abriu a sessão a determinado clientes. Tudo gerido individualmente.
Esta gestão é apertada. Cada “funcionário” do estabelecimento, deverá ter a sua credencial para entrar na aplicação e registar a sua actividade no estabelecimento. Cada sessão é controlada pelo tempo “comprado” para utilizar a máquina para jogar, conversar online ou mesmo trabalhar. A aplicação usa alarmes e mensagens ao próprio cliente para alertar que o tempo está a terminar, sugerindo que renove ou feche a sessão.
O pormenor vai ao ponto de possibilitar a criação de grupos ou equipas, aumentando a diversidade da oferta. Estes membros podem ter um perfil associado – como se fosse um sócio – onde até a fotografia pode ser adicionada. Além disso, há uma dinâmica de preços associada a cada um destes membros.
O software está preparado para receber pedidos de produtos através de dispositivos moveis (ex. PDA’s) e esses pedidos, depois são monitorizados, servidos e associados ao cliente. É uma forma mais abrangente, quando o estabelecimento em causa comercializa também a área alimentar (ex. um snack bar).
Há, como não poderia deixar de haver, a aplicação tem uma zona onde são controlados os Tickers dos pedidos. É de realçar que esta ferramenta tem uma componente comercial muito organizada, facilitando ao pormenor a gestão do estabelecimento.
Outra preciosidade, pela componente analítica, são os relatórios de actividade. Se o gerente do estabelecimento estiver fora, mas com acesso remoto ao servidor, poderá facilmente ter um relatório de toda a actividade dentro da aplicação. Poderá mesmo filtrar por datas essa informação. Obviamente que localmente tudo isso é em tempo real.
A aplicação (servidor) pode ser colocada em vários postos, obrigando sempre à colocação, por parte do funcionário, das suas credenciais.
Como foi referido anteriormente, a aplicação tem uma componente comercial onde permite a venda de géneros alimentares. Permite mesmo que sejam “facturados” os produtos usando o código de barras, se o produto for introduzido na base de dados da aplicação.
No acto de pagamento e porque o servidor pode ter a componente POS, o operador terá um controlo seguro nas operações de pagamento. Tudo devidamente assistido.
A aplicação não está totalmente traduzida para português do Brasil. A grande parte dos menus já estão, é uma verdade, mas há ainda termos que não foram traduzidos. Numa versão futura estas pequenas “máculas” no idioma devem desaparecer.
Opções
Ao nível das opções, o “gestor” da aplicação terá muito o que preencher mas terá uma ferramenta super completa. São vários os benefícios daí retirados.
Poderá ter controlo sobre uma infinidade de comportamentos da aplicação. Esta forma de abrir o leque de personalização, faz com que cada local onde é usada esta ferramenta, tenha o seu próprio estilo de trabalho. O que na verdade nem sempre isto acontece em ferramentas gratuitas, somente encontramos esta qualidade em suites muito bem pagas.
Além de toda a usabilidade logística, a aplicação tem uma interface curiosa e simples para a área mais técnica, como as ligações de rede, acesso á rede local e gestão de ligação por Mac Address. Nitidamente para ser operado por pessoas sem grandes conhecimentos sobre redes. Nota-se aqui uma certa precopupação pela simplificação de processos.
Moderação
Confesso que ando há alguns dias a descobrir esta ferramenta e cada dia mais me surpreende a quantidade de opções incluídas. Desta feita temos uma zona de moderação, onde poderemos colocar termos e palavras que sejam proibidos, que sejam castigados. Quem as usar e terá como penitência o serviço desligado, se assim for a vontade do gestor do serviço. Fantástico!
Para “responsabilizar” cada operador do serviço, este são colocados no sistema e somente esses poderão usar o HandyCafé.
A aplicação disponibiliza uma área própria das suites de gestão, onde podem ser colocados os produtos e o respectivo preço. Mas estes preços podem estar dependentes de politicas da casa. Assim a aplicação disponibiliza alguns métodos de pagamento.
Podem imprimir recibos. A aplicação apenas lhe solicita uma impressora ligada à máquina ou à rede. Depois pode ter o seu negócio legal e passar a “facturinha” ao cliente.
Pode personalizar o screensplash do cliente, quando este está em modo standby. Para isso poderá colocar um vídeo ou uma imagem. É mais uma forma de dar vida ao sistema que esteja em comunhão com esta aplicação. Poderá colocar o seu logótipo nas máquinas, quando estas estiverem em descanso.
Cada máquina poderá ter serviços na intranet e na Internet. Esta aplicação faz também a gestão da largura de banda livre e usada, podendo mesmo disparar avisos quando o serviço estiver a esgotar a largura de banda disponível.
A aplicação embora venha com opção de idioma português de Portugal tal não se verifica. Poderia estar melhor traduzido, mas percebe-se sem grandes dificuldades este idioma “híbrido”.
A aplicação permite que sejam colocados os preços em todos os produtos comercializados. Existem vários quadros onde isso é possível parametrizar.
Restrições
Outro dos aspectos que enriquece esta ferramenta é a função de restrição do sistema operativo. Como estas máquinas serão usadas por pessoas com diversos conhecimentos e (i)responsabilidades.
A aplicação vai ao mais ínfimo pormenor no que toca a restringir ou permitir acções no computador Cliente.
O browser escolhido e disponibilizado é o Internet Explorer. Este pode ser totalmente restringido para reduzir ao mínimo essencial. Estas funcionalidades evitam comportamentos que possam danificar o sistema ou mesmo a aplicação.
Outras restrições são dedicadas ao painel de controlo. No fundo a máquina pode ficar sem qualquer movimento, para lá do ambiente de trabalho e com as aplicações única e exclusivamente necessárias à actividade do Cyber.
Pode mesmo “fechar” as drives, não conseguindo o utilizador que está a usufruir do serviço, ter acesso a qualquer drive. Tudo isto ao virar de um clique.
Registo
É importante que se registe. No registo o utilizador poderá dizer quantas máquinas tem e receberá uma licença para a aplicação servidor, gerir as máquinas que solicitou.
Outra pérola é a possibilidade dos funcionários usarem sistemas de encomenda remota para dar as encomendas. É possível também configurar essa opção.
O serviço é muito completo e permite gratuitamente que seja gerido um cyber. Sem que falta qualquer meio de gestão. Logo que registe a aplicação, não voltará a ser lembrado que não a registou.
A área de cliente é muito simples. Apenas aparece uma barra lateral, onde poderá solicitar serviço de snack bar, solicitar mais tempo de utilização… entre mais uma ou outra função. Também existe uma janela de opções da aplicação cliente para que possa optimizar as funções.
Esta ferramenta é muito completa. Fica a sugestão e quem a utilize no seu dia a dia, poderá deixar o seu testemunho.
