Um dos grandes problemas das empresas é a gestão documental. A actividade normal de uma empresa produz grandes quantidades de documentos que necessitam de catalogação. O Colibri é uma suite que responde às mais variadas solicitações do mercado empresarial, as suas ferramentas de gestão fornecem às empresas recursos valiosos de gestão e com a adição do Alfresco a suite dá um passo importante na solidificação da suite no topo deste segmento e mercado.
Gestão Documental como factor critico de sucesso
Um dos factores criticos para o sucesso de qualquer empresa baseia-se:
- Organização e disponibilidade atempada de informações relevantes e todos os intervinientes!
Fontes de informação actual
- Ficheiros de Texto
- Relatórios
- Correspondência
- Fax, Correio e e-mail
Tendencia: GERAR MAIS E MAIS DOCUMENTOS!
Problemas:
- Documentos perdidos
- Desconhecimento da existência
- Desconhecimento da autoria
- Custos com o arquivo fisico de documentos
- Custos com cópias de documentos
Gestão Documental o que é?
É a função de utilizar a tecnologia para digitalizar, armazernar, disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informação produzida no seio de uma organização de forma digital, integrando as suas capacidades nos processos diários da organização.
Que empresas necessitam de Gestão Documental?
Qualquer uma onde as pessoas percam tempo a sairem do seu lugar para irem à procura de um determinado documento.
Benefícios para empresa
- Redução de tempo à procura de documentos
- Maior segurança no acesso aos documentos, através de mecanismos de autenticação.
- Redução de Custos
- Tempo
- Papel
- Cópias
- Armazenamento físico
Vantagens
- Possibilidade de recuperação das informações (Backup), o que não acontece em caso de catástrofe
- Possibilidade de consultar documentos fora da organização
- Maior produtividade
- Uniformizar e gerir de forma automatizada os processos da organização
Porquê Alfresco?
Alfresco é um CMS (Content Management System) que à semelhança do Projecto Colibri RCP é multi-plataforma.
Funcionalidades:
- Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP, WebDAV, SMB/CIFS)
- Gestão integrada e inteligente de documentos
- Pesquisas em Metadados ou Texto Livre
- Histórico de Versões de documentos
Acções sobre documentos:
- Conversão de formatos
- Envio de e-mails de notificação
- Contadores automáticos
- Possibilidade de definir acções personalizadas
- Criar espaços e automatizar conteúdos
- Criar e editar conteúdo
- Requisição e Devolução de Documentos (Check-in / Check-Out)
- Emissão de Relatórios
- Definição personalizada de Metadados
- Configuração de Regras de Workflow
- Fóruns de discussão
- Definição de templates com estruturas e regras
Integração com diversos motores de base de dados:
- PostgreSQL, MySQL, etc.
Integração com diversos sistemas de autenticação:
- LDAP, Active Directory
Esta suite está no caminho certo para alcançar a liderança no segmento das aplicações de gestão empresarial. Talhado com as melhores e mais modernas filosofias de construção, o Colibri a cada mês que passa ganha novos utilizadores das várias plataformas onde suporta a sua existência.
