Por António Pinto para o Pplware
O tempo é um fator crucial na gestão de projetos e, por isso, é fundamental saber quais as tarefas que ocupam mais tempo.
Com a finalidade de otimizar a gestão dos meus projetos encontrei o Paymo, uma aplicação de gestão completa, fácil de utilizar e com um plano gratuito.
Principais Funcionalidades
- Gestão de Projetos – Utilize várias listas de tarefas, marcos (milestones) e o registo de horas para gerir os seus projetos.
- Gestão de Clientes – Visualize todos os projetos de cada cliente, o registo de horas global e pode até dar acesso ao cliente ao registo de horas em tempo real (opcional).
- Faturação e Orçamentos – Crie faturas com base no registo de horas de cada projeto ou cliente, faça orçamentos que podem ser convertidos para uma fatura caso sejam aprovados e registe todos os pagamentos recebidos e/ou em falta.
- Gestão de Utilizadores – Para equipas o Paymo permite gerir projectos e tarefas por utilizador, atribua tarefas e defina objetivos por cada membro da equipa, no final pode gerar relatórios individuais.
- Aplicações Windows, Android, iOS e Web – Utilize o Paymo em qualquer lugar, online ou offline. Incluí, para Windows, uma aplicação avançada que regista o tempo com base nas aplicações abertas, excelente para multi-task.
Dashboard do Paymo
Gestão de Projectos
O ponto forte da aplicação é a gestão de tempo dispendido nos projetos, tarefa a tarefa.
O sistema de marcos (milestones) permite organizar as listas de tarefas numa linha de tempo, incentivando à divisão dos projetos em pequenos objetivos fáceis de concluir.
Gestão de tempo
Ao criar um novo projeto é pedido que se indique o número de horas orçamentadas, desta forma será possível verificar quanto tempo ainda existe no orçamento ou se já excedemos o valor inicial.
Isto permite um melhor conhecimento do verdadeiro tempo que cada projeto e tarefa, esta informação é útil para realizar orçamentos no futuro.
Existe um temporizador diretamente na aplicação web mas podemos utilizar as aplicações para Windows, Android e iOS que permitem registar o tempo mesmo estando offline.
Além do temporizador podemos registar as horas diretamente na folha de horas tal como fazemos numa aplicação de calendário.
Suporta projetos à hora, preço fixo ou ambos.
Existem projetos que são faturados à hora, projetos de preço fixo e ainda há projetos que utilizam uma mistura destas duas formas de faturação, o Paymo suporta todos.
Quando adicionamos uma nova tarefa é possível indicar se é uma tarefa “faturável” e, caso seja, podemos introduzir o preço/hora para esta tarefa (ou utilizar o valor predefinido).
Esta funcionalidade é excelente e é uma das razões que me levou a escolher esta aplicação pois permite uma adaptação enorme às necessidades de cada cliente ou projeto.
Clientes, faturação e relatórios
Quando estava à procura de uma aplicação de gestão de projetos um dos meus objetivos era poder transformar facilmente o tempo registado numa fatura ou relatório (conforme a necessidade).
O Paymo permite criar uma fatura para pagamento com todos os registos de tempo por projeto ou por cliente. Após a “importação” dos registos é possível editar os valores, é também possível criar uma fatura manualmente.
Nota: A versão gratuita apenas permite criar uma fatura/mês, esta é a maior limitação da conta gratuita.
Caso pretendam podem enviar a fatura diretamente ao cliente via email onde podem aceitar o pagamento através de diversas formas (por ex. PayPal) sem nenhuma comissão ao Paymo (continuam a pagar a comissão do PayPal).
Outro fator importante é que as faturas e orçamentos podem ser personalizados a 100% via HTML e CSS, uma funcionalidade que é difícil de encontrar em aplicações do mesmo género.
Relatórios e Portal do Cliente
Gerar relatórios mensais, por projeto ou por cliente é muitas vezes necessário, aqui podem criar relatórios estáticos ou dinâmicos.
Os estáticos são relatórios normais, fixos à data que foram criados, os relatórios dinâmicos estão sempre atualizados à medida que são criadas entradas na folha de horas do cliente ou do projeto.
Uma funcionalidade muito interessante (apesar de nem sempre ser útil) é a possibilidade de dar aos clientes o acesso ao registo de horas de cada projeto com informação sempre atualizada.
Interface, Design e Performance
E geral a interface é agradável e fácil de usar (foi alvo de uma renovação recente), tendo apenas alguns pontos a melhorar como por ex. o posicionamento do temporizador.
Relativamente à performance, o Paymo utiliza imenso JavaScript (ExtJS) o que permite uma rápida utilização sem ter de realizar muitos carregamentos de página, no entanto isto torna o uso da aplicação web em alguns dispositivos móveis um pouco lento devido à maior parte do processamento ser feito do lado do cliente.
Aplicações Windows, Android e iOS
É comum ter de registar reuniões quando estou fora do escritório, por vezes até estou sem acesso à internet e não consigo utilizar a aplicação web, é bastante útil ter disponível uma app offline onde posso utilizar o temporizador ou registar as horas num calendário.
Em geral as aplicações estão bem desenhadas e funcionam sem qualquer dificuldade ou problema (apenas testei a versão android).
Para Windows existem duas apps, uma simples que é apenas uma versão offline do temporizador presente na versão web com deteção automática de inatividade (por ex. se se ausentar do PC por 5 minutos, quando voltar esse tempo não foi contabilizado), a outra aplicação é mais completa e indicada a pessoas que fazem multi-task.
Esta aplicação mais completa regista todo o tempo em cada aplicação e subdivide pelo nome de cada janela aberta (por ex. cada documento do Word), isto permite ter o registo de tempo do Paymo aberto durante todo um dia de trabalho e no final do dia atribuir cada bloco de tempo às respetivas tarefas/projetos.
Conclusão e Preços
Em resumo o Paymo é uma aplicação completa que permite freelancers ou pequenas equipas gerirem os seus projetos de uma forma simples, moderna e intuitiva. Não sendo um CRM nem um programa de faturação permite ter tudo organizado num único local criando uma gestão unificada.
A versão gratuita apenas limita o seguinte:
- 1 Utilizador (clientes são sempre ilimitados)
- 3 Projetos Ativos (sem limite de projetos em arquivo)
- 1 Fatura por mês
Isto é suficiente para freelancers ou para testar a aplicação, caso sintam necessidade de ter projetos ilimitados o preço é de $4,95 (USD) por mês para cada utilizador, o sistema de faturação sem limites fica por $9,90 (USD) por mês (independentemente do número de utilizadores).
Site: http://www.paymoapp.com/
Preço: Gratuita com planos pagos
Tradução: Português (Portugal) e outras 16 línguas.