O e-mail é agora um meio de comunicação imprescindível e oficial, com tanto valor legal como uma carta registada, tornando-se numa forma eficiente e versátil de comunicação. No entanto, principalmente em ambiente de trabalho, pode tornar-se um pesadelo quando há muita quantidade e muitos assuntos a tratar em simultâneo. O MailSortify promete resolver esse problema.
A gestão de uma grande quantidade de e-mails em ambiente de trabalho pode ser desafiadora. Com a crescente dependência do e-mail como ferramenta de comunicação, a caixa de entrada pode tornar-se numa espiral contínua de novos e-mails, tornando-se difícil priorizar e acompanhar todos eles.
Isso pode levar a atrasos no tratamento do e-mail, afetar a produtividade e, em última instância, levar à perda de comunicações importantes. Além disso, a necessidade constante de triagem, classificação e organização de e-mails consome tempo valioso. Muitas empresas acabam por adotar ferramentas de gestão de pedidos (CRM), que por vezes se tornam muito limitativas, ou dar formação específica para ajudar os funcionários a lidar com esse desafio. No entanto, mesmo assim, a gestão de e-mails acaba por sofrer alguns constrangimentos, para os quais o MailSortify apresenta solução.
Os problemas que o MailSortify resolve
O MailSortify identifica os seguintes problemas:
- Espiral contínua de e-mails: hoje em dia quando recebemos uma carta, abrimo-la como a mesma antecipação de quando recebíamos um e-mail de outrora, mas quando abrimos a caixa de e-mail, debatemo-nos com o terror de 50 ou mais novos e-mails por abrir, filtrar, classificar e tratar e assim que fazemos refresh, mais 10, e a tendência é aumentar a espiral continua.
- Distrações frequentes: quem lida com centenas ou milhares de clientes, sobretudo quando existe mais do que uma pessoa envolvida na gestão dos e-mails, o primeiro desejo seria que, por magia, fossem colocados no arquivo do cliente correspondente e como que por magia só víssemos o que está por tratar, ou seja, sem distrações.
- Dificuldade em acompanhar um processo: quando temos de enviar um pedido de orçamento a vários fornecedores e necessitamos de controlar o que foi respondido e o que está por responder? Chega a um ponto que se instala o caos e olhamos para a caixa de e-mail como o nosso maior tormento.
As soluções apresentadas
Para resolver estas questões, no MailSortify os e-mails passam a ser tratados como processos, com a possibilidade de terem uma evolução individualizada ou de estarem a associados em série.
Toda a correspondência é centralizada num único local, capaz de fazer uma distribuição contínua dos processos através de regras, sendo também capaz de fazer o acompanhamento de processos em série (processos rastreados).
Também é relativamente habitual que, numa empresa com vários funcionários a fazer o tratamento de e-mails, haja uma colisão e um assunto comece a ser tratado por mais de uma pessoa em simultâneo. Para evitar qualquer transtorno que possa daí surgir, o MailSortify é capaz de controlar processos abertos e notificar o utilizador quando o tratamento de determinado processo já foi iniciado por outro utilizador, permitindo assim agilizar o trabalho e evitar inconvenientes.
Oferece uma interface multi-utilizador e multi-conta, com gestão de permissões por pastas, e permite criar regras de classificação, para, de forma automática, classificar os e-mails e arrumá-los nas devidas pastas. Suporta também assinatura multi-empresa e templates de e-mail.
Por fim, é ainda capaz de gerar relatórios com estatísticas de processos e tempos de resposta, permitindo assim perceber como otimizar o trabalho e melhorar a eficiência.
O MailSortify é suportado por uma aplicação Web, sem necessidade de qualquer instalação e disponível a partir de qualquer local, a partir de computador, tablet ou smartphone. É a receita ideal para aumentar rapidamente a satisfação dos seus clientes e colaboradores. O MailSortify está disponível em vários planos, que se adequam a diferentes cenários.