O email é uma das ferramentas de comunicação mais utilizada actualmente. Conseguiu substituir quase por completo a correspondência postal e até a comunicação telefónica. Por ter a importância que actualmente tem, devemos ter alguma informação sobre o forma como o usamos e sobre tudo o que envolve esta forma de comunicação.
A Google, lançou esta passada semana, uma forma simples de termos acesso a estatísticas muito interessantes e muito importantes sobre a utilização do nosso email. Claro está que sempre associado a contas Gmail ou Google Apps.
Estes dados são obtidos através da criação de um simples documento na vossa conta Google Docs, usando um script específico e disponibilizado na lista de scripts pré-feitos e prontos a serem usados.
Este script foi desenvolvido por Romain Vialard, um dos utilizadores que mais tem contribuído para a disponibilização de scripts para as ferramentas Google.
Estes relatórios são requeridos através do acesso a uma nova opção que fica disponível após a instalação deste script. O tempo de geração destes relatórios está associado ao número de mensagens que têm para serem analisadas.
Os períodos para os quais esses relatórios podem ser gerados são definidos pelos utilizadores através da escolha de uma data de início e de fim, ou então podem usar a opção que vos dá o relatório associado ao último mês.
Depois de gerados, os relatórios são recebidos na conta de email que está associada à conta do Google Docs e para a qual pediram o relatório. Estes são muito completos e a informação apresentada é toda ela muito interessante.
Eis alguns tipos de gráficos e informação apresentada:
- Volume de estatísticas – Dados sobre os quais foram gerados os gráficos
- Tráfego diário – Gráfico com a distribuição horária da recepção e envio de mensagens
- Padrões de tráfego – Vários gráficos que vos permitem ter a noção das mensagens recebidas e enviadas em várias janelas de tempo
- Categorias de email – Permite terem acesso à distribuição dessas mensagens nas diferentes categorias de email (Inbox, Trash, Label ou Archived)
- Tempo até à primeira resposta – Permite verem o tempo que demoram a dar uma resposta a uma mensagem
Existem muitos mais gráficos e informação útil que é apresentada nessa mensagem. Vejam abaixo na galeria que apresentamos os gráficos que podem ser encontrados.
Naturalmente que ficaram curiosos sobre a forma como podem ter acesso a toda esta informação. O mais interessante é que é uma processo muito simples e que não requer que tenham de programar uma única linha ou que tenham de instalar nada na vossa máquina.
Como dissemos antes, o Gmail Meter é obtido através da inclusão de um script numa folha de calculo do Google Docs. Comecem então pode aceder ao Google Docs e criem uma nova folha de calculo. É importante, mas não obrigatório, que lhe dêem um nome sugestivo e que vos permita entender para que serve esse documento. Chamem-lhe, por exemplo, Gmail Meter.
Dentro dessa folha de cálculo, acedam ao menu Ferramentas (Tools) e depois à opção Script Gallery. Na janela que for aberta procurem, escolham e instalem o script Gmail Meter.
Ao voltarem ao documento que criaram e onde instalaram o Gmail Meter vão ver um novo menu, com o nome do script. Acedam-lhe e escolham a opção Get a Report.
Escolham então qual o período pretendido e aguardem apenas pela chegada do email à vossa conta. Relembramos que este processo pode demorar algumas horas, dependendo sempre do período de tempo escolhido e do número de mensagens que tenham na vossa caixa de correio. Recomendamos que escolham um período curto na primeira utilização para que tenham um acesso mais rápido a um primeiro relatório.
Vejam no vídeo abaixo este processo, explicado de forma gráfica e por isso mais simples de entender.
A informação que o Gmail Meter vos proporciona permite verem a utilização de dão à vossa conta de email de forma diferente e mais analítica. De certeza que os dados que vão ser apresentados não eram do vosso conhecimento e de certeza que os valores mostrados vos vão deixar a pensar um pouco.
Podem ainda usar este script para gerar relatórios mensais de utilização e assim terem sempre estes dados presentes e actualizados. Acompanhem a evolução do vosso email e vejam como podem melhorar a sua utilização.
Se ficaram curiosos sobre a forma como este script foi criado, podem aceder a esta página e terem acesso a um tutorial de como ele foi criado e que funções usa.
