Paymo – Gestão de Projetos e Faturação

Por António Pinto para o Pplware

O tempo é um fator crucial na gestão de projetos e, por isso, é fundamental saber quais as tarefas que ocupam mais tempo.

Com a finalidade de otimizar a gestão dos meus projetos encontrei o Paymo, uma aplicação de gestão completa, fácil de utilizar e com um plano gratuito.

Principais Funcionalidades

• Gestão de Projetos - Utilize várias listas de tarefas, marcos (milestones) e o registo de horas para gerir os seus projetos.
• Gestão de Clientes - Visualize todos os projetos de cada cliente, o registo de horas global e pode até dar acesso ao cliente ao registo de horas em tempo real (opcional).
• Faturação e Orçamentos - Crie faturas com base no registo de horas de cada projeto ou cliente, faça orçamentos que podem ser convertidos para uma fatura caso sejam aprovados e registe todos os pagamentos recebidos e/ou em falta.
• Gestão de Utilizadores - Para equipas o Paymo permite gerir projectos e tarefas por utilizador, atribua tarefas e defina objetivos por cada membro da equipa, no final pode gerar relatórios individuais.
• Aplicações Windows, Android, iOS e Web - Utilize o Paymo em qualquer lugar, online ou offline. Incluí, para Windows, uma aplicação avançada que regista o tempo com base nas aplicações abertas, excelente para multi-task.

Dashboard do Paymo

Gestão de Projectos

O ponto forte da aplicação é a gestão de tempo dispendido nos projetos, tarefa a tarefa.

O sistema de marcos (milestones) permite organizar as listas de tarefas numa linha de tempo, incentivando à divisão dos projetos em pequenos objetivos fáceis de concluir.

Gestão de tempo

Ao criar um novo projeto é pedido que se indique o número de horas orçamentadas, desta forma será possível verificar quanto tempo ainda existe no orçamento ou se já excedemos o valor inicial.

Isto permite um melhor conhecimento do verdadeiro tempo que cada projeto e tarefa, esta informação é útil para realizar orçamentos no futuro.

Existe um temporizador diretamente na aplicação web mas podemos utilizar as aplicações para Windows, Android e iOS que permitem registar o tempo mesmo estando offline.

Além do temporizador podemos registar as horas diretamente na folha de horas tal como fazemos numa aplicação de calendário.

Suporta projetos à hora, preço fixo ou ambos.

Existem projetos que são faturados à hora, projetos de preço fixo e ainda há projetos que utilizam uma mistura destas duas formas de faturação, o Paymo suporta todos.

Quando adicionamos uma nova tarefa é possível indicar se é uma tarefa “faturável” e, caso seja, podemos introduzir o preço/hora para esta tarefa (ou utilizar o valor predefinido).

Esta funcionalidade é excelente e é uma das razões que me levou a escolher esta aplicação pois permite uma adaptação enorme às necessidades de cada cliente ou projeto.

Clientes, faturação e relatórios

Quando estava à procura de uma aplicação de gestão de projetos um dos meus objetivos era poder transformar facilmente o tempo registado numa fatura ou relatório (conforme a necessidade).

O Paymo permite criar uma fatura para pagamento com todos os registos de tempo por projeto ou por cliente. Após a “importação” dos registos é possível editar os valores, é também possível criar uma fatura manualmente.

Nota: A versão gratuita apenas permite criar uma fatura/mês, esta é a maior limitação da conta gratuita.

Caso pretendam podem enviar a fatura diretamente ao cliente via email onde podem aceitar o pagamento através de diversas formas (por ex. PayPal) sem nenhuma comissão ao Paymo (continuam a pagar a comissão do PayPal).

Outro fator importante é que as faturas e orçamentos podem ser personalizados a 100% via HTML e CSS, uma funcionalidade que é difícil de encontrar em aplicações do mesmo género.

Relatórios e Portal do Cliente

Gerar relatórios mensais, por projeto ou por cliente é muitas vezes necessário, aqui podem criar relatórios estáticos ou dinâmicos.

Os estáticos são relatórios normais, fixos à data que foram criados, os relatórios dinâmicos estão sempre atualizados à medida que são criadas entradas na folha de horas do cliente ou do projeto.

Uma funcionalidade muito interessante (apesar de nem sempre ser útil) é a possibilidade de dar aos clientes o acesso ao registo de horas de cada projeto com informação sempre atualizada.

Interface, Design e Performance

E geral a interface é agradável e fácil de usar (foi alvo de uma renovação recente), tendo apenas alguns pontos a melhorar como por ex. o posicionamento do temporizador.

Relativamente à performance, o Paymo utiliza imenso JavaScript (ExtJS) o que permite uma rápida utilização sem ter de realizar muitos carregamentos de página, no entanto isto torna o uso da aplicação web em alguns dispositivos móveis um pouco lento devido à maior parte do processamento ser feito do lado do cliente.

Aplicações Windows, Android e iOS

É comum ter de registar reuniões quando estou fora do escritório, por vezes até estou sem acesso à internet e não consigo utilizar a aplicação web, é bastante útil ter disponível uma app offline onde posso utilizar o temporizador ou registar as horas num calendário.

Em geral as aplicações estão bem desenhadas e funcionam sem qualquer dificuldade ou problema (apenas testei a versão android).

Para Windows existem duas apps, uma simples que é apenas uma versão offline do temporizador presente na versão web com deteção automática de inatividade (por ex. se se ausentar do PC por 5 minutos, quando voltar esse tempo não foi contabilizado), a outra aplicação é mais completa e indicada a pessoas que fazem multi-task.

Esta aplicação mais completa regista todo o tempo em cada aplicação e subdivide pelo nome de cada janela aberta (por ex. cada documento do Word), isto permite ter o registo de tempo do Paymo aberto durante todo um dia de trabalho e no final do dia atribuir cada bloco de tempo às respetivas tarefas/projetos.

Conclusão e Preços

Em resumo o Paymo é uma aplicação completa que permite freelancers ou pequenas equipas gerirem os seus projetos de uma forma simples, moderna e intuitiva. Não sendo um CRM nem um programa de faturação permite ter tudo organizado num único local criando uma gestão unificada.

A versão gratuita apenas limita o seguinte:

• 1 Utilizador (clientes são sempre ilimitados)
• 3 Projetos Ativos (sem limite de projetos em arquivo)
• 1 Fatura por mês

Isto é suficiente para freelancers ou para testar a aplicação, caso sintam necessidade de ter projetos ilimitados o preço é de $4,95 (USD) por mês para cada utilizador, o sistema de faturação sem limites fica por $9,90 (USD) por mês (independentemente do número de utilizadores).

Site: http://www.paymoapp.com/

Preço: Gratuita com planos pagos

Tradução: Português (Portugal) e outras 16 línguas.